Уақытты басқару қызметкерлердің жеке тиімділігін арттыру тәсілі ретінде. Заманауи ұйымдағы уақытты басқару Уақытты басқару ұйымның тиімділігін арттыру технологиясы ретінде

• Тайм-менеджментті корпоративтік енгізу қажеттілігі
• Корпоративтік уақытты басқарудың негізі және анықтамасы
• Корпоративтік университет бағдарламасындағы уақытты басқару
• ТМ дағдыларын диагностикалау және сертификаттау
• TM-сертификаттау әдістемесі
• Корпоративтік TM стандарттары
• Әрі қарайғы зерттеулердің бағыттары

«21 ғасырдағы менеджменттің міндеті – басқарушылық және шығармашылық жұмыстың тиімділігін басқаруды үйрену».

П.Дракер

Уақытты басқару сөздің классикалық мағынасында ұйымның қызметкері пайдаланатын жоспарлау технологияларының барлық жиынтығын қамтиды. өз бетіншежұмыс уақытын пайдалану тиімділігін арттыру. Сонымен бірге тайм-менеджментті пайдалану міндетті емес.

IN Соңғы жылдарыУақытты басқару технологияларын орталықтандырылған корпоративтік енгізу қажеттілігін түсінетін ұйымдардың саны артуда.

7.1. Тайм-менеджментті корпоративтік енгізу қажеттілігі

Тайм-менеджментті корпоративтік енгізу қажеттілігі келесі факторларға байланысты:

1. Экономикалық ортаның өзгеру қарқынының артуыұйым қызметкерлеріне үлкен өкілеттіктерді беруді, олардың дербес шешімдерді жедел қабылдауын және олардың жұмысын өз бетінше ұйымдастыруды және жоспарлауды талап етеді.

2. Көбеюде үлес салмағыұйымның құнындағы материалдық емес активтер;негізгі топ-менеджерлер мен мамандардың қызметі өсіп келе жатқан компаниялардың табысының негізгі факторына айналуда. Сонымен қатар, шығармашылық сипаттағы қызметкердің қызметіне сыртқы бақылау өте қиын, бірақ мұндай қызметкердің өз жұмысын дербес ұйымдастыруының өзектілігі артады.

3. Ұйымдар үшін қызметтегі тұрақты елеулі өзгерістер сирек ерекшелік емес, қалыпты жағдайға айналуда— жаңа өнімдерді әзірлеу, жаңа нарықтарға шығу, жаңа құралдар мен басқару жүйелерін енгізу. Ұйымның топ-менеджерлері мен мамандары үшін, сәйкесінше, шешілетін міндеттердің саны мен көлемін үнемі ұлғайту, ұйымның үздіксіз дамуына мүмкіндік беретін жобаларды жүзеге асыру үшін үнемі уақыт резервтерін табу қажеттілігі қалыпты жағдайға айналады.

7.2. Корпоративтік уақытты басқарудың негізі және анықтамасы

Тайм-менеджмент бастапқыда академиялық мамандардан гөрі менеджмент бойынша кеңесшілер әзірлеген практикалық пән ретінде әзірленді. Бірқатар отандық және батыстық менеджмент мамандары практикалық жоспарлау технологияларын әзірледі, оларды тәжірибелік менеджерлерге кітаптар мен оқу курстары түрінде ұсынады.

Әдетте, тайм-менеджмент технологияларын қолдану немесе пайдаланбау ұйым басшылығының өз қалауы бойынша қалдырылды. Сондықтан ғылыми менеджментте өзін-өзі басқару және еңбекті жеке ұйымдастыру мәселелері салыстырмалы түрде сирек қозғалды. туралы мәселені алғаш рет Ф.В.Тейлор сияқты ғылыми менеджмент классиктері көтерді орталықтандырылғаннегізінен физикалық еңбекті ескере отырып, еңбекті жеке ұйымдастыру технологияларын енгізу.

ХХ ғасырдың 20-жылдарында. Орталық еңбек институтының директоры А.К.Гастев мұндай кіріспедегі «ұйымдық еңбек таяқшасы» идеясымен «жоғарыдан» механикалық тәсілге қарсы шықты, бұл ұйым қызметкерін жұмыс процестерін өз бетінше жақсартуға ынталандырады. «Время» лигасының төрағасы П.М.Керженцев еңбекті жалпы ұйымдастырудан уақытқа назар аударды, оны ұйым мен қызметкердің маңызды ресурстарының бірі ретінде қарастыра бастады.

Ақырында, батыстық менеджмент теориясының классигі П.Друкер шығармашылық және басқару жұмысын қызметкердің дербес бастамасын тартпай «жоғарыдан» басқарудың күрделілігіне назар аудара отырып, басқарушылық және шығармашылық жұмыстың тиімділігін арттыру міндетін басты міндет ретінде белгіледі. 21 ғасырдағы басқару үшін.

Осылайша, ұйым қызметкерінің уақытын басқару мәселесінің тарихында зерттеудің екі негізгі саласын бөліп көрсетуге болады: классикалық тайм-менеджмент және жалпы менеджмент бағыттары, сол немесе басқа жұмысты жеке ұйымдастыру мәселелеріне әсер ететін. Бұл тармақтар даму барысында біріктіріледі, бұл корпоративтік менеджментке тайм-менеджмент енгізу әдістерін әзірлеу мәселесін қоюды заңды етеді.

Корпоративтік уақытты басқару- ұйымның басқару жүйесіне уақытты басқару әдістерін «енгізу» технологияларының жиынтығы.

Осылайша, егер корпоративтік менеджмент жүйені құрудан оның элементтерінің тиімділігіне, атап айтқанда, қызметкердің уақытын тиімді пайдалануға дейін «жоғарыдан төменге» жол болса, онда жеке уақытты басқару «төменнен жоғары» жол болып табылады. тиімділікті арттыру үшін қызметкерлердің жеке тиімділігі.ведомстволар немесе ұйымдар.

7.3. Корпоративтік университет бағдарламасындағы уақытты басқару

Тайм-менеджментті корпоративтік енгізудегі бірінші қадам әдетте оқыту болып табылады. Бірақ кәдімгі оқыту, егер ол дайындыққа дейінгі және кейінгі белгілі бір әрекеттермен бірге жүрмесе, корпоративтік оқыту жүйесінің логикалық элементі жасалмаса, максималды нәтиже бермейді. Корпоративтік университет бағдарламасына тайм-менеджменттің осындай енгізу технологиясын ұсынайық немесе оқу орталығынақты жоба мысалында.

Наталья Беккер, Вимм-Билл-Данн корпоративтік университетінің менеджері:

«Корпоративтік университет бағдарламасын әзірлеу барысында біз оқытудың бірінші кезеңінде менеджерлерімізге қажет төрт негізгі дағдыны анықтадық: басқарушылық дағдылар, келіссөздер, презентациялар және уақытты басқару. Оқыту бағдарламасына қатысу ерікті ғана емес, сонымен қатар белгілі бір мағынада артықшылық болып табылады.

Компания қызметкері өзінің бағдарламаға қатысу қажеттілігін негіздеуі керек. Бұл оқуға деген мотивацияны айтарлықтай арттырады.

Корпоративтік университет курсында тайм-менеджмент бойынша оқыту келесі схема бойынша өтеді:

1) тренингке қатысушылар өздерінің ТМ құзыреттілік деңгейін бағалауға және оқытуды дараландыруға мүмкіндік беретін профильдік сауалнаманы толтырады;

2) компания қызметінің ерекшеліктеріне бейімделген «Уақытты басқару: икемді әдістер» бағдарламасы бойынша екі күндік оқыту жүргізіледі. Мәскеуде тренингті Time Organization компаниясының мамандары жүргізеді; өңірлерде – арнайы оқу курсынан өткен корпоративтік тренерлер;

3) тренинг барысында қатысушылар «Тренингті ұйымдастырушы» авторлық нұсқаулығымен жұмыс істей бастайды, бұл «уақытты басқару бойынша оқу құралы» түрі. Онда оқу материалын бекітуге мүмкіндік беретін қарапайым жаттығулар мен бос диаграммалар бар. Тренингтен кейін қатысушы тайм-менеджментпен «бір-бірден» қалмайды, оның нақты әрекеттер алгоритмі бар;

4) оқудан кейін бір айдан кейін 4 сағаттық оқудан кейінгі дайындық жүргізіледі. Ол тайм-менеджментті қолданудың бірінші кезеңінің жетістіктері мен сәтсіздіктерін талдайды. Атап айтқанда, «Тренинг ұйымдастырушысын» толығымен аяқтаған барлық қатысушылар сыйлыққа ие болады - «Time Drive» кітабы;

5) курстан кейін бірнеше айдан кейін тыңдаушылар өз жұмысын ұйымдастырудағы өзгерістерді көрсететін эссе жазады.

Мұндай схема оқытудың тиімділігін айтарлықтай арттыруы мүмкін. Әр кезеңде корпоративтік университетзерттелген барлық әдістемелер нақты қолдануды табу үшін қызметкермен, оның жетекшісімен және TM-тренермен белсенді әрекеттеседі. Оқытудың қызық жанама әсерлерінің бірі – жоғары деңгейдегі менеджерлер бағыныштылардың уақытты ұйымдастырудағы айқын жетістіктерін көріп, өздері де осындай тренингтерге қатысуға ниет білдіреді.

Тимашевск сүт зауытының бөлім меңгерушісі Евгений Иванов курстың қорытындысы бойынша жазған эссесінде былай деп жазды.

Мен бөлім меңгерушісі қызметіне көтерілдім ақпараттық технологиялар. Осыған байланысты бұрын атқарылған жұмыстармен салыстырғанда жауапкершілік пен өкілеттік аясы айтарлықтай кеңейді. Барлық берілген тапсырмаларды уақытында орындау мүмкін болмады, оларды жұмыста айтарлықтай кешіктіруге тура келді, бұл отбасында жанжалдарға әкелді.

«Жеке тиімділік» тренингінен кейін мен ең бірінші рет таймингті реттеуді бастадым. Нәтижесiнде уақыттың ағындары анықталды, уақыт шығындарының құрылымы алынды, қандай жағдайлар топтары қанша уақытты жұмсайтыны туралы объективті деректер пайда болды. Мен MS Excel бағдарламасында өзімнің ұйымдастырушымды құрдым, онда ағымдағы жылдың кезеңіндегі мақсаттарды, стратегиялық, тактикалық және жедел тапсырмаларды белгіледім, екі өлшемді графикті жасадым. жұмыс аптасы, тұрақты істер бетін жасады. Бөлімнің әрбір қызметкерінің жеке парағы бар, онда қызметкерге тапсырмалар және орындалғаны туралы белгі енгізіледі. Бұл файл менің жұмысымды және бөлім жұмысын ұйымдастыруға көп көмектеседі. Жоспарланған істердің көпшілігін уақытында аяқтауға болады.

Үлкен, «маңызды, бірақ шұғыл емес» міндеттер айтарлықтай өзгерді, мысалы, зауытта бағдарламалық жасақтаманы лицензиялауды басқаруды орнату, бұл барлық шаралар кешенін талап етті. Үлкен тапсырмалардың бөліктерін көру, олардың шешіміне басымдық беру қабілеті жақсарды. Нәтижесінде, үлкен, бір қарағанда, басым міндеттерді шешуге болады.

7.4. ТМ дағдыларын диагностикалау және сертификаттау

Тайм-менеджмент бойынша оқыту жүйесін ұйымдастырудан кейінгі келесі қадам бөлімшелерде уақытты басқару диагностикасы және қызметкерлердің ТМ дағдыларын сертификаттау болып табылады.

Диагностика бірнеше негізгі критерийлер бойынша сауалнама түрінде жүзеге асырылады. Нәтижесі ТМ профилін құру болып табылады – компаниядағы немесе бөлімдегі жағдайды уақытты басқарудың барлық аспектілерінде көрсететін қарапайым диаграмма (7.1-сурет).

Профиль компанияда тайм-менеджментті енгізудің үш негізгі бағыты бойынша менеджерлер тобының сауалнамасынан алынған деректер негізінде құрастырылған:

• жеке уақытты басқару – менеджерлердің осы тобы үшін орташа есеппен уақытты басқару дағдыларының дәрежесі;
• команданың тайм-менеджменті – команда ішіндегі көлденең ТМ өзара әрекеттесу сапасы;
• корпоративтік уақытты басқару – бұл менеджер мен оның қарамағындағылар арасындағы ТМ өзара әрекеттесу сапасы.

Құрылған ТМ профилін талдау әрбір қызметкердің, бөлімнің және жалпы ұйымның күнделікті қызметінің проблемалық ТМ құрамдастарын анықтауға мүмкіндік береді. Екінші сауалнама жүргізу (оқыту аяқталғаннан кейін) оның тиімділігін бағалауға мүмкіндік береді.

Күріш. 7.1. «Bank24.ru» ААҚ – топ-менеджерлер командасының TM-профильі

TM-диагностикасы менеджерлер командасының TM-дағдыларын жалпы иеленуін бағалауға мүмкіндік береді. Онымен бір мезгілде немесе бөлек техниканы қолдануға болады TM сертификаттары, ол әрбір басшының немесе маманның жеке ТМ дағдыларын бағалауға қызмет етеді.

«Біздің бизнесімізді дамыту барысында біз ішкі корпоративтік тиімділікті және бірінші кезекте жеке тиімділікті арттырмай, қарқынды даму және жоғары бәсекеге қабілетті салада жеңіске жету мүмкін емес деген қорытындыға келдік. Өз басым тренингті ұйымдастырушыны пайдалану маған көп көмектесті, бұл құрал мен үшін дәл болды - бәрі шайналған және дереу пайдалануға дайын, дегенмен бәрін өзіңіз үшін реттеуге мүмкіндік бар.

Бүгінгі күні біздің банктің барлық қызметкерлері тайм-менеджмент бойынша корпоративтік оқытудан өтті. Біз кезең-кезеңімен барлық қызметкерлерді уақытты басқару негіздеріне үйреттік. Бір қызығы, қызметкерлер бұл зерттеуді «жоғарыдан қондырылған нәрсе» ретінде емес, дәлірек айтқанда, «уақытында болу өнерін» үйренудің мүмкіндігі ретінде қабылдады, оны бұрыннан кешіктірілген игеру қажеттілігі. Бұл ретте топ-менеджерлер деңгейінде және бөлімшелерде тайм-менеджмент диагностикасы, сондай-ақ персоналдың ТМ дағдыларын сертификаттау жүргізілді.

Bank24.ru ресейлік несие мекемелерінің арасында бірінші болып ISO 9001:2000 халықаралық сапа стандарттарына сәйкестік сертификатын алды. Сертификаттауға дайындық барысы ТМ бізге жақсы дос және көмекші болғанын көрсетті. Бүгінгі таңда тайм-менеджмент Банктің барлық қызметкерлері үшін корпоративтік стандарт болып табылады».

Дьяконов Б., ф.ғ.к. пед. Ғалым, Bank24.ru ААҚ атқарушы директоры.

«Уақытты басқарудың он өсиеті»

Диагностикалық ТМ профилі уақытты басқарудың барлық негізгі аспектілерін қамтитын он негізгі критерий бойынша ұпайлар негізінде құрылады. «Он» саны әрбір критерийдің «тайм-менеджмент бұйрығымен» салыстырылуы негізінде таңдалды. Корпоративтік TM жобасының бір басшысы айтқандай, «бәрі ұмытылғаннан кейін бірдеңе қалуы керек». Мұндай «құрғақ қалдық» «Уақытты басқарудың он өсиеті» болуы керек (7.1-кесте).

Әрбір критерийге жеке-жеке қысқаша тоқталайық.

1. Материалдандыру.Уақытты тиімді басқару тапсырмаларды, ойларды, жоспарларды, келісімдерді жүзеге асырудан басталады. Сыртқы тасымалдағышта барлық тапсырмалардың болуы (мүмкіндігінше электронды) жеке жұмысыңыздағы басым мәселелер бойынша ойыңызды босатуға және ақпаратты іздеуге кететін уақытты азайтуға мүмкіндік береді. Командалық тайм-менеджментте материализация «ұйымдастырылмаудан бас тартуға» көмектеседі, тапсырмаларды көлденеңінен тасымалдау оңай. Атап айтқанда, тапсырмалардың дұрыс ұйымдастырылған түрде орындалуы қызметкерлерді жұмыстан шығарумен байланысты бірқатар тәуекелдерді азайтады. Зейнеткер қызметкер өзімен бірге пайдалы контактілері бар қағаз күнделігін ала алады, бірақ ол белгілі, белгілі ережелерге сәйкес құрылымдалған MS Outlook бағдарламасында орнатылған тапсырмаларды қарау жүйесін алып тастай алмайды.

2. Өлшенімділік.Жалпы басқарудағы көрсеткіштерді сандық өлшеу қажеттілігі іс жүзінде аксиома болып табылады. Бұл жеке және командалық уақытты басқаруға да қатысты. Тек объективті сандық көрсеткіштерді енгізу уақытты шынымен жүйелі басқаруға мүмкіндік береді. Әдетте, уақытты талдау үшін хронометражда көрсеткіштер қолданылады. Мысалы, «бірінші кезектегі тапсырмаларды орындау уақытының үлесі», «өзі тапсыра алатын болса да, өзі орындаған тапсырмаларға жұмсалған уақыт».

Ресейлік құрылыс қоспалары нарығындағы үш көшбасшының бірі болып табылатын «MC-Bauchemie-Russia» компаниялар тобында корпоративтік жобаны жүзеге асыру барысында бөлімдердің бірінің басшысы қарамағындағы қызметкерлерді «ынталандыру» жолын іздеді. тайм-менеджментті өз бетінше жүзеге асыру, табиғи сенімсіздікті жеңу жаңа технология. Қарапайым трюк жұмыс істеді. Көзге көрінетін жерге қағаз ілініп, онда жұмыс күні ішінде күн ішінде шешілген негізгі міндеттер атап өтілді. Күннің соңында «шұғыл» тапсырмалар қызыл түспен белгіленді, олар көбінесе 50% -дан асады. Бұл қарапайым есептегіш қызметкерлерге алдын-ала жөндеудің маңыздылығын көрнекі түрде көрсетуге мүмкіндік берді, оған уақыт бұрын қиындықпен бөлінген. Сонымен қатар, қызметкерлердің өздері жоспарлы профилактикалық жұмыстардың кестесін жасап, оны орындау бойынша жауапкершілікті өзара бөлісті. Қарапайым есептегіштің арқасында адамдар ертең бір аптаны ерлікпен сөндіруге жұмсағанша, өрттің алдын алуға бүгін бір сағат жұмсаған тиімдірек екенін түсінді.

3. Жүйелілік.Жеке жұмыста бұл критерий тапсырмалар мен жобалардың сәйкестігін, олардың өзара әрекеттесуінің «синергетикалық әсерін» бағалайды. Командалық тайм-менеджментте бұл: «Команда біртұтас ұйым ба, оның өнімділігі командаға кіретін әрбір менеджердің нәтижелерінің қосындысынан жоғары ма?» Деген сұраққа жауап беретін негізгі критерийлердің бірі.

4. Икемділік.Уақытты басқару көбінесе қиын жоспарлаумен, «өзіңізді минутқа жоспарлаумен» анықталады. Бірақ бұл жоспар өз алдына мақсат емес. Жеке және топтық жұмысқа арналған жоспарлар мүмкіндігінше қарапайым, икемді болуы керек, бұл пайда болатын мүмкіндіктерді «ұстап алуды» жеңілдетеді.

5. Мақсатқа бағытталған.Белсенділік сыртқы ынталандыруларға қарқынды жауап немесе тапсырмалардың нақты логикалық тізбегі болуы мүмкін, олардың әрқайсысы нақты тұжырымдалған мақсаттарға бағытталған. Топтық жұмыста бұл критерий барлық топ мүшелері үшін мақсаттардың анықтығын және олардың бір бағыттағы қозғалысының жүйелілігін бағалайды.

6. Басымдылық.Бұл критерий «жұмыстың» дәрежесін, басым міндеттерге бөлінген уақыт үлесін бағалауға мүмкіндік береді. Әдетте, тайм-менеджментті енгізудің бастапқы кезеңдеріндегі ең тиімді әрекеттер басымдықты анықтау бағытында болады. Өйткені, табиғаттың әлдебір түсініксіз заңы бойынша қашанда көлемі ұлғайып келе жатқан «шұңқыр» мәселесін кез келген ұйым дерлік жақсы біледі.

7. Инвестиция.Жеке немесе топтық жұмыста орындалатын кез келген тапсырма нәтиже бере алады. Бірақ ол азды-көпті дәрежеде даму үшін жұмыс істей алады, болашақ нәтижелерге жаңа мүмкіндіктер жасай алады. Ең дұрысы, барлық міндеттер даму үшін жұмыс істейді, «болашаққа инвестиция» жасайды.

«Омскбанк» ААҚ Сібір банкіндегі корпоративтік TM-жобасында Басқарма отырыстарының тәжірибесіне міндетті түрде «15 минут уақытты басқару» енгізілді. Осы ТМ кездесулерінде Басқарма төрағасы «Оқытуды ұйымдастырушының» келесі құралын жеке меңгеру тәжірибесімен бөліседі және топ-менеджерлерден олар жасаған ТМ қадамдары туралы шағын есептерді алады. Басқарма төрағасының орынбасарларының бірі орта буын басшыларымен осындай кездесулер өткізіп тұрады. Осылайша, уақытты басқару мәселелерінің бірін шешуге болады: «Уақытты ұйымдастыруға уақытты қалай бөлу керек?»

8. Уақыттылығы.Бұл критерий тапсырмаларды орындау мерзімдерін орындау тұрғысынан уақтылылығын да, қиын кезеңдерге байланбаған жобаларды іске асырудың уақтылығын да бағалайды, бұл пайда болған қолайлы мүмкіндіктерге тез жауап беретін икемді жоспарлау жүйесімен ғана мүмкін болады.

9. Басқару мүмкіндігі.Егер сіз бағыныштыға тапсырма қойсаңыз немесе әріптесіңізбен бірдеңе туралы келіссеңіз, орындауға қаншалықты сенімді бола аласыз? Бұл тапсырманы бірнеше рет еске түсіру керек пе?

ТМ жобасының барысында Comstar Telecommunications коммерциялық бөлімі хатшының тапсырмаларын басқаруға арналған қарапайым Excel пішіндерін, соның ішінде хатшыға арналған ережелерді, тапсырмаларды бақылау нысандарын және жобаны (процесс) бақылау нысандарын әзірледі. Хатшының ақпаратты жинау тәртібі енгізілді – электронды пошта, коммерциялық директордың ауызша бұйрықтары, отырыстар кезінде және жұмыс сағаттарынан кейін жасалған дауыстық жазбалардың транскрипциясы қолданылады. Белгілі бір жиілікпен хатшы нормативтік құқықтық актілерге сәйкес тапсырмалар мен жобалардың жай-күйі туралы ақпаратты топ-менеджерге есеп беру үшін орындаушылардан жинайды. ТМ жобасының келесі кезеңінің нәтижелері бойынша компанияның коммерциялық директоры «Хатшыға арналған Excel-жүйесін» үшеуінің бірі деп атады. ең жақсы нәтижелер, дауыс жазу құрылғысын және стратегиялық тапсырмаларды қарау жүйесін енгізумен қатар.

10. Жеңіл.Бұл критерий жеке жұмыстың да, ұжымдағы және бағыныштылармен қарым-қатынастың да қарқындылық дәрежесін бағалайды. Жеке, командалық және корпоративтік уақытты дұрыс басқару арқылы жеке жұмыс және әріптестермен өзара әрекеттесу «стресті» болуды тоқтатады, үнемі ауыр күш-жігерді қажет етпейді.

Он критерий бойынша бағалаудан басқа, жағдай бір интегралды критерий бойынша бағаланады – «Тиімділікке көңіл бөлу», ол өзінің және жалпы басқа адамдардың уақытын құрметтеу деңгейін, мәселенің маңыздылығын түсінуді, оның ұжымдық әрекеттестіктің өзінен-өзі түсінікті принциптері деңгейінде «жүзеге асыруы».

Мәліметтердің сенімділігіне сұрақ қою және бағалау

ТМ профилін құру үшін диагностикаланған бөлімшенің қызметкерлері 33 «көп таңдауды» қамтитын сауалнама сұрақтарына жауап береді (11 критерий, әрқайсысы 3 бағыт бойынша бағаланады). Жеке және командалық салаларда тайм-менеджменттің материалдануын бағалау мысалын кестеден көруге болады. 7.2.

Сол сияқты, респондент басқа критерийлер мен бағыттар бойынша істің жай-күйін бағалайды. Сұрақтардан «әлеуметтік күткен» жауаптар көрінетінін байқау қиын емес. Бұл әлеуметтік күтуде айқын кемшіліктермен қатар («дұрыс» жауаптар бағытында мәліметтердің бұрмалануы) артықшылықтар да бар. Олар сауалнама түрінде корпоративтік мәдениетке ТМ принциптерін енгізу іс жүзінде жүзеге асырылатынында жатыр. Сауалнамадан көрініп тұрған ТМ-идеалмен өзін салыстыра отырып, менеджер осы идеалды өзі үшін талдап көреді және ол неге ұмтылу керектігін түсінеді. Бұл әдістемені қолданудың өте маңызды әсері: тайм-менеджмент мәселелері бойынша сауаттылық көбіне соңғы ресейлік компаниялардың менеджерлері арасында көп нәрсені қалауын қалдырады.

Әлеуметтік күтудің әсерін бейтараптандыру үшін сауалнама тек анонимді түрде жүргізіледі және бұл туралы барлық қатысушыларға ескертіледі. Профильді тұтастай басқару тобы құрастырады және ешқандай «қуғын-сүргінге» негіз болып табылмайды. ТМ-диагностика әдісі қызметкерлерді немесе бөлімшелерді бағалау әдісі емес екенін ескеру маңызды. Әдістеменің міндеті – менеджерлердің ТМ дағдыларын және олардың ұжымдық өзара әрекеттесуін дамытудың ең басым бағыттарын анықтау.

ТМ профилін және жауап матрицасын егжей-тегжейлі талдау кезінде «үлкен» жауаптар анықталады.

МЫСАЛ

Қаржы холдингінің басшылығына арналған есептен үзінді

« Басымдылық бойынша жоғары ұпайларинвестицияның төмен қарқынымен салыстырғанда күмән тудыруы мүмкін. Командада «басымдық міндет» дегеннің не екендігі туралы жалпы түсінік жоқ болуы мүмкін. Мүмкін, басымдық «жедел және/немесе міндетті/ болмай қоймайтын» деп түсініледі, бірақ «стратегиялық перспектива үшін жұмыс істеу, жаңа сапалы деңгейге жету үшін мүмкіндіктер жасау» емес.

Тағы бір мысал, өте тән, бұл «жалпысынан бәрі жақсы», бірақ егжей-тегжейлі талдау бұл мүлдем дұрыс емес екенін көрсетеді.

МЫСАЛ

арасындағы қайшылыққа назар аударылады жоғары бағаландыреспонденттердің едәуір бөлігінде (50%) уақытқа командалық қатынас және уақыттылық критерийі бойынша талдауда анықталған топтық өзара әрекеттестікте «көлденеңінен ауыстырылған» тапсырмаларды орындаудың уақтылылығының төмен бағасы.

«Көбінесе әріптестер келісілген мерзімдерді орындамайды» фонында «Ұжымда уақытты басқару жақсы» бағалаукоманданың «тиімді топтық жұмыс» деген не екенін нақты түсінбейтінін білдіреді.

Ақырында, нәтижелердің сенімділігін бағалау жауап матрицасында ішкі корреляцияларды талдау кезінде жүзеге асырылады.

Критерийлер жиынтығы бойынша ресімделген сұрақтардан басқа, сауалнамада алты ашық сұрақ бар. Сауалнаманы толтыратын менеджерден жеке, командалық және корпоративтік уақытты басқарудың ағымдағы және қалаған күйін еркін түрде сипаттау сұралады.

МЫСАЛ

Мұнай өңдеуші кәсіпорынның бөлім басшысының жеке уақытын басқару жағдайын бағалау

Ағымдағы.«Мен қандай да бір жолмен ақпарат ағынын жүйелеуге және өз іс-әрекетімді жоспарлауға тырысамын. Әзірге уақытым бар сияқты, бірақ бұл ағын мені басып кете ме деп қорқамын, содан кейін ағысқа қарсы жүзуге тура келеді.

Қалаған.«Ақпарат кіреді - жүйелендіріледі - таратылады - жүзеге асырылады, мен өзім негізгі мәселелерді жоспарлы түрде шешемін».

Ашық сұрақтар формалды сауалнамада алынған бағаларды нақтылауға және «түстерді толтыруға» мүмкіндік береді. Мысалы, жоғарыда келтірілген жағдайда, менеджердің жауаптары материалдану тұрғысынан төмен көрсеткіштермен, яғни тапсырмалар мен ақпаратты шолумен және инвестициямен, яғни ұзақ мерзімді міндеттерге уақыт бөлу мүмкіндігімен нақты сәйкес келеді. дереу нәтижелер.

Диагностикалық нәтижелерді интерпретациялау

Сауалнама нәтижелері негізгі үш блокта берілген.

1. Жалпылама профильді талдау.

2. Ең «проблемалық» критерийлер бойынша талдаутоптағы респонденттердің жауаптарын бөлу статистикасын ескере отырып.

4. Жалпы профильді талдаунегізгі проблемаларды және олардың байланыстарын анықтауға мүмкіндік береді. Мысалы, ұзақ мерзімді тапсырмаларды орындауға уақыттың болмауы (инвестиция критерийі бойынша төмен ұпайлар) көбінесе ақпаратты қараудың және құрылымдауының нашар ұйымдастырылуымен (материализациялау бойынша төмен ұпайлар) және менеджердің әріптестер мен әріптестердің елеусіз өтініштерімен шамадан тыс жүктелуімен байланысты екені анық. бағыныштылар (ұжымда және/немесе бөлімшеде «уақытқа назар аудару» бойынша төмен ұпайлар).

Суретте. 7.2 «Инвестициялық құн» критерийі бойынша жауаптарды бөлу статистикасын көрсетеді. Көлденең ось рейтинг ұпайын көрсетеді, ал тік ось осы рейтингті таңдаған респонденттердің санын көрсетеді.

Күріш. 7.2. Респонденттердің жауаптарын топ ішінде бөлу

Талдау сауалнамадан алынған ең статистикалық маңызды жауаптардың транскрипциясын береді (яғни, топ мүшелерінің көпшілігі берген бағалар). Графикте (7.2-сурет) көрсетілген көрсеткіштер келесідей дешифрленген:

• жеке уақытты басқару, 0 ұпай: «Өзіңді инвестициялау» уақыты негізінен бөлінген, бірақ біз қалағандай емес;
• командалық уақытты басқару, 1-бағалау: Біздің команда уақытты, энергияны және ресурстарды «инвестициялық» сипаттағы жобаларға саналы түрде бөледі. Бізде «үйренуге уақыт жоқ», «жаңа технологияларды енгізуге уақыт жоқ» деген мәселе жоқ. Бірақ сонымен бірге уақыттың 20-30% әлі де қысқа мерзімді нәтиже беретін әрекеттермен айналысады;
• корпоративтік уақытты басқару 0 балл: Менің бөлімшеде және менің қарамағындағыларымда, негізінен, перспективалық сипаттағы жұмысқа назар аударылады, бірақ әлі де қысқа мерзімді нәтижелерге назар аударылады, олар біздің қызметімізді өлшеуге және бағалауға оңай.

Бұл бағалаулардың өзі жағдайға біршама түсінік береді. Сауалнаманы өңдеу нәтижесі ең статистикалық маңызды таңдалған жауаптардан құралған «портрет» болып табылады. Бағаларды талдау және салыстыру қосымша қорытындылар алуға мүмкіндік береді.

МЫСАЛ

Тұтастай алғанда, ұсынылған деректерге сүйене отырып, инвестицияға қатысты жағдайды бағалауға болады келесідей: «Біздің топ-менеджерлер командасында перспективалы істерге жеткілікті уақыт бар, бірақ менің жеке жұмысымда және маған сеніп тапсырылған бөлімшеде олар жоқ».

Шындығында бұл тапсырыс беруші басшылығының «инвестициялық» сипаттағы міндеттерге үлкен көңіл бөлетінін және топ-менеджерлерге тиісті қысым жасайтынын білдіреді. Бірақ көптеген басшылар бұл қысымды өз бөлімшелеріне де, жеке жұмысына да аудармайды.

Күріш. 7.3. «Мәселелер мен шешімдер карталары» элементінің мысалы

ТМ профилін жалпы және егжей-тегжейлі талдау барысында талдаудың әрбір тезисі мәселелер мен олардың көздерінің себеп-салдарлық байланыстарының диаграммасымен суреттеледі (7.3-сурет).

3. Талдаудың соңғы кезеңі – ұсыныстарды тұжырымдау және барлық схемаларды біртұтас жүйеге келтіру. Мәселелер мен шешімдер картасыбарлық алдағы TM оқиғаларына шолу жасау.

7.5. TM-сертификаттау әдістемесі

ТМ диагностикасы басқару командасындағы уақытты басқарумен жалпы жағдайды бағалауға мүмкіндік береді. Онымен бір мезгілде немесе бөлек, әрбір басшының немесе маманның жеке ТМ дағдыларын бағалауға қызмет ететін TM-сертификаттау әдістемесі қолданылуы мүмкін.

Менеджерлерді бағалаудың классикалық әдістерінің бірі «360/270/180 дәрежелі сертификаттау».Оның негізгі идеялары:

1. Адамға ең күшті мотиваторлардың бірі - әріптестерінің пікірі.Қызметкерге тиімдірек даму және жұмыс істеу қажеттілігін жеткізу үшін сауалнама процедурасын қолдана отырып, оған әріптестерінің оның басқарушылық қасиеттері туралы шынымен не ойлайтынын білуге ​​мүмкіндік беру керек.

2. Онымен бірге жұмыс істейтіндер адамды жақсы бағалай алады. 360° сертификаттауында онымен ең жақын қарым-қатынас жасайтындардың барлығының қызметкер туралы құрылымдық пікірі жинақталады: басшылықтың, әріптестердің, бағыныштылардың; кейде клиенттер. 270° сертификаттауда – тек әріптестер мен басшылық, 180° сертификаттауда – тек әріптестер. Уақытты басқаруды диагностикалау үшін 270° сертификаты қолданылады.

3. Сертификаттау – «қуғын-сүргінге» негіз емес, басқару құралы.Әріптестердің кері байланысы объективті болған жағдайда күшті ынталандырушы болып табылады. Объективтілікке сауалнаманың анонимділігімен және аттестаттау нәтижелері бойынша «ұйымдастырушылық қорытындылардың» болмауымен ғана қол жеткізуге болады.

Сертификаттаудың негізгі сәті қызметкерді оның тікелей басшысымен құрылымдық әңгіме түрінде әріптестерінің бағалау нәтижелерімен таныстыру болып табылады. Әңгімелесу барысында толтырыңыз жеке жоспартиімділігін арттыруол үнемі бақыланады.

Сертификаттау үшін сауалнама пайдаланылады, оны аттестацияланатын тұлғаның бірнеше әріптестері анонимді түрде толтырады. Сұрақтар құрылымы ТМ диагностикасы мен ТМ аттестациясының нәтижелерін салыстырмалы етеді және оларды бір кешенде пайдалануға мүмкіндік беретін «ТМ бұйрықтарының» құрылымын көрсетеді. Мысал ретінде «материалдану» критерийіне сәйкес келетін алғашқы бірнеше сұрақтар:

1. Кездесулер мен семинарлар кезінде сертификатталған қызметкер негізгі ойларды (нәтижелерді, келісімдерді) жазбаша түрде тіркейді және кейіннен осы жазбаларды, мысалы, келесі жиналыстарда пайдаланады.

3. Сертификатталған қызметкер сіздің немесе басқа әріптестердің сұрауы бойынша қажетті ақпаратты оңай және жылдам тауып береді.

7.6. Корпоративтік TM стандарттары

Компанияда тайм-менеджментті енгізу диагностикамен және сертификаттаумен шектелмеуі мүмкін. Уақытты жоспарлау әдістерін біріктіру үшін корпоративтік TM стандарттарын әзірлеуге болады. Оларды бірнеше логикалық деңгейлерге бөлуге болады.

1. Уақытты басқару тілі, глоссарий.«Шұғыл», «маңыздылық» және осыған ұқсас сөздерді мүлдем басқаша түсінуге болады. Бір бөлім үшін «маңызды» тапсырма - ауыр қаржылық салдары бар, екіншісі үшін - басшы белгілейді жоғары деңгей. Ең дұрысы, уақытты жоспарлауға қатысты терминдер компанияда жазылуы керек. Қалай болғанда да, «бірінші жуықтауда» қалыптастыру мәселесі ортақ тілоқытуда шешті.

2. Аранжировкалар- уақытқа қатысты жалпы «әдептілік ережелері».

МЫСАЛ

Әріптеске сұрақ болды - бірден қоңырау шалмаңыз, жазып алыңыз, содан кейін бір блокта бірнеше сұрақ қойыңыз.

Мұндай ережелер ауызша немесе жазбаша түрде, плакаттар, планшеттер және т.б.

3. Ережелер— орындалуы санкциялармен қамтамасыз етілетін келісімдер (ресми корпоративтік және ойындық).

МЫСАЛ

«Тақырып өрісі толтырылмаған электрондық поштаны алған тұлға оны оқымай-ақ жоюға құқылы; шешілмеген мәселеге кінә жөнелтушіде болады «немесе» берілген жоспарлау стандарты бойынша күнделікті жоспарлаушы жетекші икемді жұмыс кестесінің элементтеріне артықшылық құқығына ие болады.

4. Заттар, құралдар- сауатты жұмыс әдістерін «көрсететін» жоспарлау тақталары, дайын дайындамалар, бланкілер және т.б.

Корпоративтік стандарттарды енгізудің ең маңызды құралы жеке және командалық жоспарлаудың корпоративтік жүйесіндегі дайын баптаулар болып табылады, әдетте бұл MS Outlook немесе Lotus Notes. Күнтізбе және тапсырма параметрлері уақытты басқару принциптері мен әдістерін қолданады.

МЫСАЛ

«Қиын кездесулер күнтізбеде көк түспен, бюджеттік кездесулер жасыл түспен белгіленген, «Күн» санатында бүгінгі тапсырмалар бар, «7-бақылау» санаты аптасына бір рет қаралады.

Департаментте жеке уақытты басқарудың бірыңғай стандарты болған жоқ. MS Outlook, көптеген ресейлік компаниялар сияқты, электрондық пошта бағдарламасы ретінде және ішінара күнтізбе ретінде пайдаланылды; тапсырмалар азырақ қолданылды. Тек Күнтізбе бөлімін пайдаланып жоспарлау (қатты жоспарлау) өзгермелі сыртқы ортада икемділікті қамтамасыз етпеді.

Топтық уақытты басқаруды оңтайландыру үшін классикалық қатаң (күнтізбелік) жоспарлауды толықтыратын контекстік жоспарлау әдісі қолданылды. «Икемді» тапсырмалар осы тапсырмаларды орындау байланыстырылған «контексттерге» сәйкес бөлінеді - адамдарға, орындарға, жобаларға және т.б. Бұл тәсіл арқылы тапсырмалар әлдеқайда жылдам орындалады және сіз өзіңізді бір нәрсеге айналдырудың қажеті жоқ. бәрібір орындалмайтын қатаң жоспар. MS Outlook бағдарламасында тапсырмалар тақтасын теңшеу мүмкіндігі жоспарлаудың жалпы идеологиясын ұстана отырып, тапсырмалардың шолуын өзіңізге бейімдеуге мүмкіндік береді.

Тапсырмаларды жоспарлауға икемді көзқарас біздің көп жобалық жұмыс ерекшеліктерімізге толығымен сәйкес келеді. Тапсырмаларды жоспарлау және орындау тиімділігінің артуы шамамен 10-15% кем емес бағалануы мүмкін. Біз тікелей қаржылық әсерді есептеген жоқпыз, бірақ ондаған және жүздеген мың доллар бюджеті бар көптеген жобаларды басқаратын біздің бөлімше үшін компания үшін әлеуетті үнемдеу тайм-менеджментті енгізуге жұмсалатын шығындарымыздан кем дегенде бірнеше есе жоғары.

Селютин А., депутат. «РАО ЕЭС Ресей» АҚ Ақпараттандыру департаментінің директоры

TM-регламент және командалық келісімдер

Корпоративтік ТМ стандарттарын енгізудің бірінші қадамы тілдің, тұжырымдамалық аппараттың формализациясы болып табылады: тапсырманың «басымдығы» қандай, «шұғылдық» және т.б.

Қызмет тілін стандарттаудан кейінгі келесі қадам корпоративтік нормативтік құқықтық актілер жүйесінде ресімделетін немесе бейресми командалық келісімдер түрінде бар оны ұйымдастыру ережелерін тұжырымдау болып табылады. Сонымен қатар, ең нәзік мәселе - еркіндік пен мәжбүрлеу арасындағы тепе-теңдікті сақтау, компанияның тиімділігі үшін маңызды болып табылатын қызметкердің жеке жұмыс техникасының аспектілеріне корпоративтік араласу.

Стандартты мысал: Күнді жоспарлау алгоритмі

Корпоративтік тайм-менеджментті стандарттауды ең түсінікті, іске асыруға оңай нәрселерден бастаған дұрыс. Осы қарапайым алғашқы қадамдардың бірі жұмыс күнін жоспарлау стандарты болып табылады (күнделікте немесе MS Outlook). Мұндай стандарттың негізі тым қатаң жоспарлауға жүгінбестен негізгі тапсырмаларды орындауға мүмкіндік беретін «қатаң-икемді» күнді жоспарлау алгоритмі болуы мүмкін. Бастапқыда мәскеулік компаниялардың бірі үшін жасалған стандарт келесідей.

Стандарт: күнделік жүргізу ережесі

Компания қызметкерінің уақытын ұйымдастыру оның «жеке ісі» емес.

Сіздің ұйымыңыз әріптестер мен клиенттерге деген құрметтің өлшемі болып табылады.

Сіздің ұқыптылығыңыз - сіздің іскерлік қасиеттеріңіз бағаланатын сенімді белгі.

Кездесуге уақытында келу, келісілген уақытта қайта қоңырау шалу, белгіленген мерзімде тұру – бұл күнде тіс тазалаумен бірдей мәдениетті адамның белгісі.

Күнделікті жоспарлау ережелері

1. «Ең өткір жады ең түтіккен қарындашқа қарағанда ақымақ».Сіздің барлық кездесулеріңіз, тапсырмаларыңыз және байланыстарыңыз жазбаша түрде жүзеге асырылуы керек.

2. Істерді қараудағы салғырттық – бастың шалағының белгісі.Түсінікті қолжазбамен жазыңыз, әртүрлі түстерді қолданыңыз. Егер сіз таңбаларды қолдансаңыз, оларды күнделіктің бірінші бетінде көрсетіңіз.

3. Контактілер бизнестің валютасы болып табылады.Кез келген байланыс ақпаратыжыртылған қағазға емес, күнделіктің бөлек бөліміне жазып алыңыз. Міндетті түрде байланыс тақырыбын, тегі, аты, әкесінің аты, фирмасы, лауазымы, жұмыскері толық көрсетіледі. және тобыр. телефондар, электрондық пошта және т.б.

Күні бойы жоспарды қарап шығыңыз және жағдай өзгерген сайын оны түзетіңіз. Жоспар «заң» емес. Жоспар жағдайды бағдарлау құралы болып табылады. Жоспар нәтижеге жету құралы болып табылады.

«Заттар» корпоративтік стандарттарды тасымалдаушылар ретінде

Алдымен оқылып, кейін қолданылуы керек стандарт, заң, ереже ең тиімдісі емес. Идеал корпоративтік стандарт қағазға жазылмайды, идеалды стандарт «бұны қателесуге мүмкіндік бермейтін» нәрседе бейнеленген, өзі қалаған әрекет бағытын белгілейді.

МЫСАЛ

Қарапайымдылар

Бір банктің мәжіліс залындағы хрусталь ваза. Онда еш жерде жазылмаған, бірақ бәріне белгілі ереже бар: жиналысқа кешігіп келген адам оған, корпоративтік мәдени шаралар қорына 500 рубль салуы керек.

Қиынырақ

Тайм менеджмент семинарында коммерциялық емес ұйымның қызметкерлері жүзеге асырумен айналысатын халықаралық білім беру бағдарламаларыжәне жобалар, стандартталған тиімді әдісмемлекеттік органдармен топтық жұмыс. Көзге көрінетін жерге сызба қағазын қоюды ұйғарды, оған маңызды тапсырмамен комитетке немесе министрлікке бара жатқан әрбір қызметкер қалғандарына тиісті «хабарлама» бар стикер жапсырады. Оның әріптестері шағын кездейсоқ тапсырмалары бар стикерлерді қосуға болатын: «көрші бөлімнен Ивановтан мынаны сұраңыз», «мен үшін Петровтан мынандай құжаттарды алыңыз» және т.б. Осылайша, уақытты айтарлықтай қысқартуға болады. сапарлар, ешқандай ресми ережелерді жасамай, командалық жұмысқа жаңа ережені тиімді енгізіңіз.

Егер компания қызметінде ақпараттық технологиялар белсенді түрде қолданылса, сәйкес бағдарламалардағы дайын мәтіндік блоктар мен пішіндер өте пайдалы болуы мүмкін, мысалы, MS Outlook бағдарламасында сіз тапсырманы көрсетудің теңшелетін пішіндерін, соның ішінде параметрлерді орнатуға қажетті өрістерді орнатуға болады. тапсырма. Бағыныштыға тапсырма қойған кезде басшының алдында пайда болатын мұндай пішін тапсырманың қандай маңызды параметрлерін көрсету керектігін «еске салады».

«Тайм-менеджментті жүзеге асыру жобасындағы жұмыс бағыттарының бірі келісім-шарттарды келіссөздер үдерісін ресімдеу болды. Процесті басқару үшін бақыланатын шарттың негізгі параметрлерін анықтайтын тапсырма нысаны әзірленді (7.4, 7.5-сурет). Пішін MS Outlook бағдарламасының «тұрақты» мүмкіндіктеріне негізделген бағдарламалаусыз жасалған және екі қойындыдан тұрады: «Бақылау» (тапсырманы қоятын менеджер үшін) және «Орындау» (келісімшарттың орындалуына жауапты қызметкер үшін). ).

Күріш. 7.4. Келісім-шарттың нысаны

Менеджер келісім-шарттың негізгі параметрлерін «Бақылау» қойындысында орнатады, содан кейін «Тағайындау» функциясы арқылы тапсырманы орындаушыға жібереді. Тапсырманы алған қызметкер «Орындау» қойындысында өз әрекеттерінің бүкіл тәртібін көреді және олардың орындалуын белгілейді.

Орындаушының тапсырмаға енгізген барлық өзгерістері менеджердің «ата-ана» тапсырмасында көрсетіледі. Сондай-ақ, менеджерде барлық келісім-шарттарға шолу жасайтын теңшелген кестелік көрініс бар. Бұл көзқараста менеджер ағымдағы жағдайға байланысты келісім-шарттардың басымдылығын өзгерте алады, оларды бекіту мерзімін бақылай алады, келісім-шарттың күйін - оның әртүрлі бөлімшелермен сәйкестігін көре алады. Автоматты пішімдеу құралдары жоспарланған бекіту күнінің бүгінгі күнге жақындығына байланысты әртүрлі түстер мен қаріптерде келісім-шарттарды бөлектейтін қарапайым сигналдық жүйені орнатуға мүмкіндік берді. Бұл қарапайым шолу матрицасы келісімшарт бойынша келіссөздер процесін анағұрлым «мөлдір» және басқарылатын етіп жасады және келісім-шарт талаптарының мақсаттарын неғұрлым қатаң белгілеуге және қадағалауға мүмкіндік берді.

Селютин А., депутат. «РАО ЕЭС Ресей» АҚ Ақпараттандыру департаментінің директоры

Күріш. 7.5. Келісім келіссөздерінің кезеңдерін көрсету

Корпоративтік стандарттар тақырыбын қорытындылай келе, ежелгі римдіктер айтқандай, ең жақсы заң - қалыптасқан әдет-ғұрыпты бекіту ғана екенін атап өткен жөн. Көптеген жағдайларда ең жақсы стандарт - бұл адамдар тапқан және күнделікті өмірге енгізген әдістерді формализациялау. өздері.Дәл осы стандарттар ең тиімді, қарапайым және тиімді.

7.7. Әрі қарайғы зерттеулердің бағыттары

Тайм-менеджментті корпоративтік енгізу тақырыбы бірнеше жыл ғана болды. Бұл туралы алғаш рет Г.А.Архангельскийдің «Уақытты ұйымдастыру: жеке тиімділіктен компанияның дамуына дейін» атты монографиясында айтылған, оның бірінші басылымы 2003 жылы жарық көрді. Әрине, тайм-менеджменттің мұндай жас бағытында көп нәрсе бар. зерттеуші үшін қызықты мүмкіндіктер.

Осы негізгі бағыттардың бірі болып табылады экономикалық тиімділікті бағалауол жүзеге асырылатын бөлімше қызметінің сипатына байланысты тайм-менеджментті жүзеге асыру. Мұндай зерттеулердің бірнеше бағыттары бар. Мысалы, қызметкерлердің (аудитор, кеңесші, заңгер) тікелей «уақытын сататын» бөлімдерде уақытты үнемдеу осы маманның клиент үшін бір сағатының құнына байланысты тікелей ақшамен көрсетіледі.

1. Сату бөлімдері. Сату менеджерлерінің қосалқы операцияларға жұмсайтын уақытының қысқаруымен және әлеуетті тұтынушылармен тікелей байланысының ұлғаюымен сату көлемінің тікелей пропорционалды өсуін болжауға болады (нарық жағдайына байланысты ерекшеліктер мүмкін). Сондай-ақ бәсекеге қабілеттіліктің негізгі факторларының бірі ретінде әлеуетті тұтынушылардың сұраныстарына жауап беру жылдамдығын бағалау және оны бәсекелестердің ұқсас өнімділік параметрлерімен салыстыру ұсынылады.

2. Клиентпен тікелей әрекеттесетін қызмет көрсету бөлімдері. Бұл жағдайда, қашан тиімді ұйымдастырууақыт өткен сайын клиентке қызмет көрсету сапасы артады, оны баға саясаты, жеңілдік саясаты, баға саясатымен және бәсекелестердің қызмет көрсету деңгейімен салыстыру арқылы қаржылық нәтижемен байланыстыруға болады.

3. Клиентпен қарым-қатынас жасамайтын ішкі бөлімшелер. Бұл жағдайда уақыт көрсеткіштері мен қаржылық көрсеткіштер арасындағы байланысты жалақы қорының мөлшері немесе қызметкерлердің адалдық деңгейі арқылы анықтауға болады (ұйымдастырылған және болжамды іс-әрекеттер, аз күйзелістер және «үстеме жұмыс» қызметкерлердің адалдығын арттырады, оны оңай байланыстыруға болады. еңбек нарығындағы ұсыныс сапасының жеткіліксіздігі жағдайында қаржылық көрсеткіштермен).

Топ-менеджерлер мен негізгі мамандардың жұмысындағы уақытты басқару жеке зерттеуге лайық. Мұнда екі ықтимал бағалау бар:

1. Үнемделген уақыт құндылығын тікелей бағалаутоп-менеджердің өтемақы сомасы арқылы.

2. Негізгі жобаларды жылжыту жылдамдығын бағалаутоп-менеджер өзі басқаратын жобаға бөле алатын апталық бюджетті ұлғайту және осы жобаны орындау мерзімдерін қысқарту арасындағы байланысты орнату арқылы. Кәсіпорынның дамуына бағытталған жобаларды жүзеге асыру жылдамдығы (менеджменттің жаңа жүйелерін енгізу, жаңа өнімдерді шығару және т.б.), әдетте, кәсіпорынның қаржылық нәтижелерімен тікелей немесе жанама байланыс орнатуға мүмкіндік береді.

Корпоративтік тайм-менеджментті енгізудің экономикалық тиімділігін бағалаудың анықталған міндеттерін шешу Ресейдің дамуының басым бағыттарының бірі болып табылады. ғылыми мектепуақытты басқару. Оларды шешу тайм-менеджменттің ғылыми пәнін дамытуға да, басқарушылық кеңес беру тәжірибесіне де, сәйкесінше ресейлік кәсіпорындардың тиімділігі мен бәсекеге қабілеттілігін арттыруға да елеулі үлес болады.

Глеб Архангельский

Бір қарағанда, қызметкерлердің жеке уақытын ұйымдастыру компанияның тиімділігін арттырудың 80% қамтамасыз ететін ықтимал шаралардың 20% -дан алыс. Шынында да, біздің елдегі кәсіпорынның айналымындағы еңбекақы қорының үлесі салыстырмалы түрде аз, тіпті ғылымды қажет ететін салаларда да. Сонымен бірге, әдетте, тиімділікті арттырудың басқа әдістері қолданылмайды - қарапайым тұрақты басқаруды орнату, корпоративтік стратегияны әзірлеу және т.б. Осылайша, тайм-менеджментті ең соңғы – тиімділіктің басқа резервтері таусылған кезде енгізу керек сияқты.

Бұл мақалада біз тайм-менеджменттің бұл көзқарасы өте үстірт екенін көрсетеміз. Шын мәнінде, уақытты басқаруды пайдаланудың әсері көп қырлы және сызықты емес. Тәжірибе көрсеткендей, көбінесе уақытты басқару ең жақсы құралға айналады. бастауұйымдық қайта құрулар.

Екі түрлі «уақытты басқару»

Корпоративтік өнімділікті арттыру және ұйымдық дамудағы тайм-менеджменттің рөлі туралы айтпас бұрын, біз тайм-менеджменттің не екенін анықтауымыз керек. Бұл термин бойынша екі түрлі нәрсені жасыруға болады.

Менеджмент технологияларының бірінші саласы компанияның уақытын басқарумен тікелей байланысты басқару жүйелері. Егер сіз жеке жұмысшыны үлкен алаңның - компанияның ішіндегі шағын шаршы ретінде бейнелесеңіз, онда бұл «сюжеттік желі» ішкі жағы қолы тимеген көлеңкеленген сыртқы шаршы ретінде бейнеленеді. Мұнда басты назар тұтастай жүйенің жұмысын ұйымдастыруға және әрбір жеке қызметкердің уақытын тиімді пайдалануына айналады. салдарыдұрыс жобаланған жүйе. Қазіргі уақытта бұл бағытқа «жауапты» бизнес-процестерді реинжиниринг, жобаларды басқару және т.б. Мұның бәрі «компанияның уақытын басқару» технологиясы. Бұрынғыдай біз нақтылаймыз: уақытты басқару мүмкін емес, сіз басқара аласыз ұйымдастыруіс-шаралар, олар үшін ең маңызды мақсатты көрсеткіш дәл болып табылады уақытша с eопциялар.

Екінші «сюжеттік желіде» адам өз уақытының қалпына келмейтін ресурстарын, сайып келгенде, өз өмірін босқа кетіргісі келмей, өз бастамасымен жүзеге асыратын жеке жұмысын ұйымдастыру туралы айтылады. Диаграммада бұл жағдайды сыртқы жағы қозғалмаған көлеңкелі ішкі шаршы түрінде бейнелеуге болады. Осы жолға сәйкес мақала авторы дамытатын және насихаттайтын уақытты ұйымдастыру әдістері. Бұл «сюжеттің» әдістеріне сөздің тар мағынасында уақытты басқару, сондай-ақ жеке өсудің әртүрлі технологиялары кіреді.

Осы екі топтан технологиялардың «оңтайлы қолдану» бағыттарын бірден анықтауға болады. Адамның және тұтастай алғанда бүкіл ұйымның жұмысы неғұрлым механикалық болса, ол әрбір жеке орындаушының шығармашылық бастамасын неғұрлым аз талап етеді, бірінші типтегі технологиялар соғұрлым өзекті болады. Мысалы, банк қызметкеріне жеке уақытты басқару іс жүзінде қажет емес. Бізге жақсы жобаланған басқару жүйесі, тұтынушылар ағынының математикалық есептелген үлестірімі және кассирлердің қажетті саны, эргономикалық түрде ұйымдастырылған жұмыс орындары және т.б. қажет.

Егер орындаушыдан қатаң лауазымдық нұсқаулықты нақты және тез орындау ғана емес, сонымен қатар өз бетінше де талап етілсе бастама, шешім қабылдау, ресурстарды бөлу, жауапкершілікті қабылдау – екінші топтың технологиялары таптырмас нәрсеге айналады. Мысалы, сол банкте операциялық залмен бірге клиентпен жеке жұмыс істейтін менеджерлер тобы пайда болды. Мұндай менеджер әмбебап болып табылады – ол клиентке төлем жасай алады, дереу сақтандыруды ұсына алады, өз өкілеттігі шегінде банктік қызметтерге жеңілдік жасай алады және т.б. Көптеген клиенттер үшін бұл аз «механикалық» өңдеу әлдеқайда ыңғайлы екені анық. Сіз әрқашан сізді жақсы білетін бір менеджермен сөйлесе аласыз, банк қызметін өзіңіздің ерекшеліктеріңізге қарай «баптай аласыз» («сізде бірдей мүсінше, бірақ қанаттары бар ма?») және т.б. Сонымен қатар, мұндай менеджер клиенттің және тұтастай алғанда нарықтың қажеттіліктеріне анағұрлым серпінді түрде жауап беріп, клиентті банкке неғұрлым берік «байлайды» екені анық.

Бірақ бұл басшы жұмысты ұйымдастырудың мүлде басқа әдістерін талап ететіні анық. Мұнда жүйені оңтайлы түрде құру, механизмді іске қосу және оның жұмысын бақылау енді мүмкін емес. менеджер қабылдайды тәуелсізшешімдер, клиенттермен жұмысының бүкіл процесін ұйымдастырады. Тиісінше, ол жеке еңбекті ұйымдастыру, жеке тиімділікті арттыру технологияларын меңгеруі керек - т.б. «ұйымдастырушылық-механикалық» емес, «адам» екінші «оқиға желісінің» технологиялары.

Сонымен, «корпоративтік тайм-менеджменттің» кем дегенде екі түрлі түрі бар екені белгілі болды. Бір қызығы, «адам» мағынасы еркін, шешім қабылдайтын, өзін-өзі ұйымдастыратын жұмысшылардың тиімділігін арттырумен ғана шектелмейді. «Жеке» тайм-менеджмент өзінің терең және бір қарағанда айқын емес қасиеттеріне байланысты жеке ғана емес, сонымен қатар корпоративтік тиімділіктің жеткілікті күшті драйвері болып табылады.

Жеке уақытты басқару және корпоративтік тиімділік

«Хронометраж: жеке басқару есебінің жүйесі» мақаласында біз «тиімділік таяқшасының» әсер ету механизмдерін нақты көрсететін тәжірибеден бір жағдайды келтірдік. Повесть құрастырылған шолудан дәйексөздер бойынша клиенттің бірнеше ойларын еске түсірейік:

«(Жеке уақытты жұмсау уақытының ең маңызды нәтижесі) ... Мен айналада болып жатқан барлық процестердің тиімсіздігін қатты сезіне бастадым. «Уақыт сезімі» пайда болды, ол тез арада «тиімділік сезіміне» айналды, айналадағы жұмысты ұйымдастыру идеалды емес деген аздап қышу сезімі. Нәтиже компанияда «тиімділік аймағын» құру болды, яғни бір кездері басқалар өздерінің және басқалардың уақытын тиімді өткізген жағдайда ғана өзін жайлы сезіне алатын өмір сүру кеңістігі болды.

«Нәтижесінде, мысалы, тестілеу бөлімінде стандартты операцияларды орындау уақыты 40%-ға қысқарды. Бұл жүйенің жаңа нұсқасын 2 апта бұрын емес, 6 жұмыс күнінде сынақтан өткізуге мүмкіндік берді. Бұған департаменттің өзі стандартты процестерді оңтайландыру арқылы ғана қол жеткізілгенін атап өткім келеді».

Осылайша, процестердің тиімділігін бақылайтын хронометраждың көмегімен жасалған «вестибулярлық аппараттың» бір түрі оның ауқымын иесінің жеке жұмысымен шектемейді. Ол сізді айналаңыздағы барлық нәрселерге, соның ішінде адам қатысатын процестердің тиімділігі тұрғысынан басқаша қарауға мәжбүр етеді. Суретте «тиімділік таяқшасының» таралуы схемалық түрде бейнеленген. Өз уақытына қамқорлық жасай бастаған адам өте тез түсінеді: оны босқа кетіру жеке 001жаңартылмайтын және жаңартылмайтын уақыт тиімсіздікпен тікелей байланысты корпоративтікбасқару жүйелері. Мысалы, миллион долларлық шешім қабылдаушылар шкафты жылжытумен айналысады, өйткені хатшылар («денеге» жақын) тасымалдаушыларға бір тиын үнемдеуді шешті. 002 Егер бұл қызметкерлер уақытты басқаруға үйретілген болса және мұндай оқиғалар компания иесінің ғана емес, сонымен бірге өз уақытының жоғалуы екенін түсінсе, олар мұндай жағдайларға мүлдем басқаша қатысты болады. Мысалы, олар иесіне барып, оның осындай «үнемдеу» салдарынан қанша жоғалтқанын сандармен көрсетеді.

Қызметкерлердің өздері бастаған өзгерістер ең тиімді екенін ескеріңіз. Жұмысшының өзі ойлап тапқан нәрсені іс жүзінде іске асырады; сонымен бірге қызметкер нақты жағдай туралы жақсы хабардар болады - ол тұтынушыға, өзі орындайтын жұмысқа және т.б. Осылайша, идеалды түпкілікті шешімді жүзеге асыру үшін ең жақсы «ресурс» болып табылатын қарапайым жұмысшылар «фирма өзіоның тиімділігін арттырады. Сондықтан жалпы сапа менеджменті (TQM) принциптері компанияның басқару процестерін жетілдіру жұмыстарына барлық персоналды тартуды қарастыруы бекер емес. Бұл тиімді, бірақ оған жету үшін қызметкерлерден біраз күш қажет.

Сонымен, қызметкерлерге енгізілген «тиімділік таяқшасы» дұрыс қолданылса, бірден емес, күшейе түскен сайын корпоративтік тиімділікке әсер ететінін көреміз. Енді корпоративтік тиімділікті арттырудың мұндай «айналмалы» тәсілі ауқымды трансформациялар үшін өте пайдалы болуы мүмкін екенін көрсетейік.

ТМ-бацилла өзгертуге арналған «топырақ тыңайтқышы» ретінде

Кәсіпорынның басқару жүйесіндегі кез келген өзгерісте міндетті түрде туындайтын мәселе – қызметкерлердің қарсылығы. Бұл қарсылық ішінара ақылға қонымды себептермен түсіндіріледі және жүйеде тәртіпке келтіруден адамға оған түсініксіз пайдаларды түсіндіру арқылы сол парасатты деңгейде жеңуге болады. Ішінара мұндай қарсылық иррационалды факторлардан туындайды - жаңа, әдеттен тыс, қажеттілігі әлі жүзеге асырылмаған барлық нәрсені табиғи түрде қабылдамау. Диаграммада бұл жағдай таныс сыртқы ортадағы күшті, жол берілмейтін өзгерістермен бейнеленген.

Бұл жағдайда алдын ала «TM-бацилласын ұшыру» өзгерістерге жағдай жасаудың жақсы тәсілі болуы мүмкін. Егер «тиімділік таяқшасы» адамның басына еніп, жоғарыда сипатталған схема бойынша жұмыс істесе, егер ол өзінің жеке уақытын есептеп, бағалай бастаса, онда оған заттарды тәртіпке келтіру идеясын қабылдау оңайырақ болады. алдыңғы бөлімде көрсетілгендей компания деңгейі.

Назар аударыңыз, бұл жерде біз адамның белгілі бір әдістерді өз еркімен қолдануы туралы ғана айтып отырмыз. Анау. Бұл жағдайда уақытты анықтау маманның сыртқы бақылауы емес ғылыми ұйымеңбек. Бұл жерде мәжбүрлеудің бірден-бір элементі оқудан өту міндеттілігі болуы мүмкін; адам алған әдістерді қолдануды толығымен өз еркіне қалдыру керек. Қызметкерлердің тек 10% -ы өз уақытын ұйымдастыруға шындап қызығушылық танытып, осы бағытта күш сала бастаса да, бұл «ашытқы» ерте ме, кеш пе айналасындағылардың бәріне әсер етеді. Бірақ бұл «бацилланы енгізу» кез келген міндеттеме мен мәжбүрлеуден ада болғанда, адамның жеке мүддесін құруға баса назар аударылғанда ғана мүмкін болады. Бұл баяу, эволюциялық, ұзақ мерзімді өзгерістер жолы. ойлау.

Кез келген қаржылық, материалдық және ұқсас тиімділік ресурстары таусылатын.«Тиімділік таяқшасы» адам, шығармашылық ресурстың «атомаралық энергиясын» шығарады, ол даму көзі ретінде - сарқылмас.

001 Бұл «жеке» уақыт жұмыс берушіге «сатылғанына» қарамастан, ондай уақытты жоғалту бәрібір өмірлік уақытты жоғалту болып табылады, сондықтан бұл жерде «жеке уақыт» терминін қолдану орынды деп санаймыз.

002 Автордың диагностикалық тәжірибесінен нақты жағдай. Айта кету керек, бұл жұмысшылардың ішінара өздері тұрақты сенімділігі арқылы өз уақытына осындай қол сұғушылықтарды тудырды. Бірақ бұл факт компания иесінің мұндай ашық тиімсіздіктен шығынын азайтпайды.

• Экономика

Түйінді сөздер:

1 -1

Адамның қызметі шығармашылық және ұтымды тәсілдер парадигмасымен сипатталады. Рационалды тұрғыдан алғанда, мақсатқа жедел жету үшін тиімді мақсат қою және уақытты жоспарлау технологияларын қолданған жөн.

Менеджмент және іскерлік қарым-қатынас психологиясы бойынша әдебиеттерде уақытты басқарудың көптеген әдістері мен әдістемелері бар. Олардың барлығы әлемнің әлеуметтік-мәдени суретіне, тұлға түріне және басқа да көптеген факторларға, сондай-ақ жеке тұлғаның еңбек ету түрі мен сипатына, оның мотивациясына және жеке шешім қабылдауына байланысты ерекшеленеді.

Уақытты басқару жеке уақытты басқару, командалық уақытты басқару және корпоративтік уақытты басқару болып бөлінеді.

Г.Архангельскийдің концепциясы бойынша уақытты басқарудың бірнеше деңгейі бар:

• фрагментті ретке келтіру әрекеті (жазбалар, жазбалар);
• ұзақ мерзімді жоспарлау әрекеті (күнтізбелер, күнделіктер);
• құндылық басымдықтарын белгілеу, қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді стратегиялық жоспарлау.

Г.Архангельский бойынша табысты басқару критерийлері:

• материалдандыру (барлық тапсырмалар материалды тасымалдаушыға орналастырылуы керек);
• өлшенетіндігі (нақты мерзімдерді белгілеу қажет, белгісіздік болмауы керек);
• жүйелілік (жоспарлау істеріндегі хаосқа негізделген қарсылық);
• икемділік (өзгеретін жағдайларға тез жауап беру мүмкіндігі);
• мақсатты бағдарлау (жеке мақсаттарға сәйкес істерді жоспарлау);
• басымдылық (нақты басымдық, негізгіні екіншіден бөлу);
• инвестиция (тұрақты «болашаққа инвестиция салу» қажет);
• бақылау мүмкіндігі;
• жеңілдігі.

Г.Архангельский бойынша тайм-менеджменттің «өсиеттері»:

• 1) мақсаттар мен міндеттерді жүзеге асыру қажет; басында олар басқарылмайды;
• 2) пікір емес, фактілер негізінде басқару қажет;
• 3) жұмысты жүйелеу және құрылымдау қажет;
• 4) мүмкіндігінше икемді және қарапайым жоспарлау қажет; өзгерістерге тез жауап беру;
• 5) кез келген іс-әрекет мақсатқа қол жеткізудегі үлеспен байланысты болуы керек;
• 6) болашақта үнемі «инвестициялар» жасау керек;
• 7) сәтті мүмкіндіктерді «ұстап алу» қажет;
• 8) жұмыс жүктемесін басқару қажет; аз жұмыс, бірақ «ақылды»;
• 9) жүктелген міндеттерді тұрақты қарау және олардың орындалуын бақылау қажет;
• 10) жұмыста уақыт пен тиімділік сезімін дамыту көмектеседі.

Глеб Архангельский "Уақытқа жетелеу. Қалай өмір сүруге және жұмыс істеуге уақыт керек" кітабында уақыт пен ресурстарды басқару бойынша бірнеше сегменттелген ұсыныстар береді.

• 1. Күндізгі уақытта максималды ауысумен ырғақты демалу қажет.
• 2. Ұйқының тиімділігін арттыру қажет.
• 3. Әртүрлі тапсырмалар мен демалысқа бейімделу үшін «зәкірлерді» пайдалану көмектеседі.
• 4. «Швейцариялық ірімшік әдісін» (үлкен мәселеге әртүрлі қырынан қарау) қолдану пайдалы.
• 5. Тапсырмалар тізімі міндетті түрде жасалуы керек.
• 6. Жеке құндылықтарды анықтау және анықтау қажет.
• 7. Жеке жоспардың стратегиялық міндеті ретінде жеке миссияны тұжырымдаңыз.
• 8. Өмірдің 5-7 негізгі саласын анықтаңыз және осы салалардағы мақсаттарыңызды анықтаңыз.
• 9. Ең жақын және түсінікті мақсаттарды өлшенетін етіп жасаңыз.
• 10. Күнделікті келесі күннің істеріне толық шолу жасаңыз.
• 11. Күнделікте жоспарлау кезінде түрлі түсті қаламдарды, бетбелгілерді, стикерлерді пайдаланыңыз.
• 12. «Стратегиялық картон қорапшасын» қолданыңыз - ұзақ мерзімді мақсаттары бар бетбелгі.
• 13. Тапсырмаларды «қиын», «икемді» және «бюджеттік» деп бөліңіз.
• 14. «Күн – апта – ай – жыл» әдісі бойынша заттарды жоспарлаңыз.
• 15. Пайдалы дағдыны дамытыңыз - тапсырмаларды беру, әртүрлі сәтсіздік стратегияларына ие болу.
• 16. Тиімді жұмыстың маңызды факторы дұрыс ұйымдастырылған жұмыс орны болып табылады.
• 17. Уақытты ысырап етушілерді анықтау өнімділікті жақсарту үшін маңызды.
• 18. Тасымалдау уақыты мен жол жүру уақытын «толтыруды» алдын ала жоспарлау қажет.

Сондай-ақ Г.Архангельский өзінің «Демалыс уақыты» кітабында біздің жалпы өнімділігіміз бен «өмір дәмі» көбінесе тәуелді сапалы демалысты ұйымдастыруға қатысты ұсыныстар береді. Автор демалысты да «жаһандық мағынада» (демалыс), демалыс күндерін де, демалыс күндерін де, жұмыс күндерінде де қарастырады.

Автордың пікірінше, жұмыс күнінің кешінде демалу үшін жұмысты үйге жеткізбеу, мүмкіндігінше «ауысу» керек, әйтпесе адам жұмыс уақытында шек жоқ сияқты әсер алады. Аптасына бір рет максималды ауысумен (кинотеатрға бару, серуендеу және т.б.) «жарты күнді» пайдалану ұсынылады. Демалыс күндері, танымал пікірге қарамастан, уақытты босқа өткізбеу үшін мұқият жоспарланған болуы керек. Сонымен қатар, күнделікті өмірді ұйымдастыру және оңтайландыру туралы қамқорлық жасаған жөн.

• 1) өз демалыс ырғағын құру; 28 жұмыс күнін пайдалану қажет емес, ол төрт апталық сегмент болуы мүмкін;
• 2) демалыстан «кіру» және «шығу» режимін қою - бірнеше күн;
• 3) ойлау және мерекелер, бұл жиі 3-4 күнді алады; бұл ауысудың тамаша мүмкіндігі.

С.Ковидің уақытты басқару матрицасы ерекше қызығушылық тудырады (2.4-сурет). Ол төрт шаршыдан тұрады.

Күріш. 2.4.

Бірінші шаршы шұғыл және маңызды мәселелер (сыни жағдайлар, өзекті мәселелер, мерзімі аяқталатын жобалар).

Екінші шаршы маңызды және шұғыл емес нәрселер (алдын алу шаралары, желі құру, жаңа мүмкіндіктерді іздеу, жоспарлау, сауықтыру).

Үшінші шаршы маңызды емес және шұғыл мәселелер (сырттан сөйлесулер мен телефон қоңыраулары, шұғыл мәселелер, кездесулер).

Төртінші шаршы маңызды емес және шұғыл емес мәселелер (уақыт, хат алмасу, қоңыраулар, уақытты ысырап ететін ұсақ-түйектер).

1-ші шаршыда жиі «қалудың» нәтижесі, әдетте, стресс, өзін-өзі өртеу, дағдарыс жағдайында басқару. 2-ші шаршыда басым болу стратегиялық көзқарасты, тепе-теңдікті, тәртіпті, бақылауды, дағдарыстық жағдайлардың сирек кездесетінін білдіреді. 3-ші квадранттағы іс-шаралар қысқа мерзімге, дағдарысты басқаруға, «өзіңе иелік етпеу» сезіміне назар аударуды білдіреді. 3-, 4-ші шаршыларда адамды табу толық жауапсыздықты, негізгі мәселелерде басқа адамдар мен ұйымдарға тәуелділікті білдіреді.

Осылайша, жеке тиімділікті арттыру үшін 3-ші, 4-ші шаршыларда ұзақ тұруға жол бермеу және мүмкін болса, барлық негізгі әрекетті 2-ші шаршыға ауыстыру ұсынылады, өйткені бұл шұғыл емес нәрсемен байланысты. , бірақ маңызды. Бұл шаршы С.Ковидің тұжырымдамасы бойынша қарым-қатынас орнату, жеке тапсырма жазу, ұзақ мерзімді жоспарлау, жаттығулар, алдын алу, дайындық сияқты әрекеттерді қамтиды.

1-ші, 2-ші шаршылардағы «қал» кіреді төрт негізгі әрекет.

Рөлдердің анықтамасы.Бірінші тапсырма - басты рөлдеріңізді жазу.

Мақсаттарды таңдау.Келесі қадам - ​​екі немесе үш туралы ойлану маңызды нәтижелержеті күн ішінде қол жеткізгіңіз келетін рөлдердің әрқайсысы үшін. Бұл нәтижелерді мақсаттар ретінде жазуға болады.

Жоспарлау.Енді алдағы аптадағы мақсаттарыңызды білетін болсаңыз, сол мақсаттарға жету үшін уақытыңызды жоспарлай аласыз. Мысалы, егер мақсат жеке миссияның бірінші жобасын әзірлеу болса, сіз бұл үшін жексенбілік уақыттың екі сағаттық бөлігін бөле аласыз.

С.Кови уақытты басқарудағы келесі кемшіліктерді атап көрсетеді:

• дұрыс басымдық бере алмау;
• осы басымдықтар төңірегінде ұйымдаса алмау немесе қаламау;
• басымдықтар негізінде әрекет ету үшін тәртіптің жеткіліксіздігі.

• 1) мақсат қою (мақсаттарды нақты тұжырымдау); қысқа мерзімді және ұзақ мерзімді, үлкен және кіші мақсаттарға саралау;
• 2) адамның жоспарлары мен жеке биоритмдерін есепке алу;
• 3) күту уақытын тиімді пайдалану (қоғамдық көлікте, кезекте, кептелісте);
• 4) құжаттарды, диаграммаларды, материалдарды қайта жазудан гөрі суретке түсіру (қағаз бөліктеріндегі жазбалар жиі жоғалып кететіндіктен, «бәріне арналған дәптер» болғаны жақсы болар еді);
• 5) байланыстар желісін құру ( желілік).

Осылайша, мақсаттар мен міндеттерді неғұрлым нақты белгілеу, қысқа мерзімді күнделікті жоспарлау, уақытты бақылау және өнімділікті бағалау кез келген дерлік жоспарларды сәтті жүзеге асыруға көмектеседі.

Әлемдегі ең танымал әдіс – Getting Things Done (GTD), оны американдық Дэвид Аллен ұсынған. Оның негізгі идеясы - істерді «басыңызда» ұстауды доғару және оларды қадағалап, орындалатын істер тізімі деп аталатындарды жасау. Жеке тұлға орындауға тапсырма алған бойда оны дереу «себетке» – ақпаратты уақытша сақтау қоймасына салуы керек. Себет нақты қағаз науасы немесе кіріс істерді жазуға арналған жай блокнот болуы мүмкін. «Кәрзеңкелердің» негізгі мақсаты - пайдалы ақпарат пен тапсырмаларды жіберіп алмау. Бұл әдіс бойынша «себеттерді» үнемі «тырмалау» керек. Бұл процесс барысында себеттегі әрбір элемент қаралады және оны ауыстыруға болады істер тізімдері,күнтізбе, сеніп тапсырыңыз немесе жай ғана жойыңыз. Сондай-ақ автор жүйелі иерархия принципі бойынша тапсырмаларды жобаларға бөлуді ұсынады. Әрбір тапсырманы кішірек қадамдарға бөлу арқылы егжей-тегжейлі көрсетуге болады. GTD сонымен қатар адамдарға, орындарға және оқиғаларға қатысты бар контекстік жоспарлау тұжырымдамасын енгізеді. Мысалы, кейбір тапсырмаларды тек жұмыста немесе керісінше үйде ғана орындауға болады. Істерді контекст «телефон» бойынша топтастыру арқылы сіз телефон қоңырауларының тізімін дереу құрастыра аласыз. Әдістеме Істерді аяқтаужоспарлауға қатысты өте қатаң, бірақ уақытты басқару жүйесін егжей-тегжейлі сипаттайды, оның ішінде жеке ақпаратты басқару негіздері.

Батыста Марк Форстердің «Автофокус» техникасы танымал болып келеді. Бұл, керісінше, тапсырмаларды ұйымдастыру жүйесі емес, оларды орындау тәсілі. «Автофокустың» бірінші нұсқасының мәні бірінен соң бірі қаралатын бірнеше беттердегі барлық жағдайлардың тізімін құрастыру болып табылады. Парақта сіз орындағыңыз келетін нәрсе ретінде ерекшеленетін тапсырма табылған кезде ол орындалады. Егер тапсырма соңына дейін орындалмаса, онда ол сызылып, тізімнің соңына қосылады. Беттегі жұмыс тапсырмалар бөлектелмейінше жалғасады. Қалған тапсырмалар тізімнен сызылады. Осылайша барлық беттер өңделеді. Бұл технология шын мәнінде істегіңіз келетін нәрселерді жасауға мүмкіндік береді, егер сіз оны және қалған тапсырмалар арасында таңдау жасау қажет болса, кез келген тапсырма оңай болып көрінеді. Жүйе ұтымдылық пен интуиция арасындағы тепе-теңдікті табуға мүмкіндік береді және алдын ала жақыннан сурет салуды ұнатпайтын адамдар үшін өте қолайлы. Автор атап өткендей, көпшілігі тізімдегі тапсырмаларды орындауға құмар болғаны сонша, оларға тоқтау қиын. Бұл әдістеменің қолдаушылары оны үнемі жақсартуға тырысады және қазіргі уақытта оның төрт нұсқасы бар. Сонымен қатар әртүрлі нұсқаларда жүйенің мәні өзгеріссіз қалады, тек тапсырманы таңдау алгоритмі аздап өзгереді. «Автофокус» өмірлік мақсаттармен байланысты емес, бірақ операциялық уақытты басқарудың өте егжей-тегжейлі және анық алгоритмін ұсынады.

Осылайша, біз уақытты ұйымдастырудың көптеген әртүрлі әдістері бар екенін көреміз. Олар бір-бірін жоққа шығармайды және қажет болса, әр түрлі әдістердің комбинациясы қолданылуы мүмкін, жеке адамға ең қолайлы және қолайлы уақытты басқару жүйесін таңдау,

Ақпараттық технологиялардың дамуымен уақытты басқарудың икемді, жылдам және ыңғайлы жүйелері пайда болады. Сонымен қатар, Интернет-қызметтердің дамуы, сондай-ақ ультра жұқа клиенттердің (браузер арқылы жұмыс істейтін бағдарламалар) танымал болуы онлайн құралдар санының желіде бөлек орнатылған бағдарламалар санынан асып түсуіне әкеледі. компьютер. Осылайша, өзіңіздің жеке құралдар жиынтығын жасау кезінде сіз нақты объектілерді (дәптер, қағаз науалары), Интернет қызметтері мен желінің болуына қарамастан жұмыс істейтін бағдарламаларды пайдалана аласыз.

Қағаз құралдары, ең алдымен, өзінің қарапайымдылығымен, анықтығымен және сезілетіндігімен ыңғайлы. Мысалы, өмір сүрген әрбір күнді күнделіктегі жеке параққа жазуға болады, ал жазбаның нысаны кез келген дерлік болуы мүмкін: бәрі сіздің сурет сала алатыныңызға байланысты. Сондай-ақ, нақты аспаптардың артықшылығы - электрмен жабдықтаудан тәуелсіздік, оқытуға кететін ең аз уақыт және техникалық дағдыларға қойылатын талаптардың төмендігі.

Екінші жағынан, бағдарламалар мен Интернет қызметтері, олардың қажеттіліктері үшін электронды құралдарды дұрыс таңдау және дұрыс таңдау арқылы үлкен мүмкіндіктер ашады. Мысалы, жиналыстарды, істерді немесе басқа оқиғаларды тасымалдау бірнеше секунд ішінде орын алады және күнделіктегі жолдарды өшіруді және сызып тастауды қажет етпейді. Істер тізімін жүргізуге арналған бағдарламалар тапсырмалар иерархиясын жасауға, содан кейін жасалған дерекқордан қажетті таңдауларды жасауға мүмкіндік береді. Мысалы, сіз өзіңіздің барлық ағымдағы жобаларыңызды кезең-кезеңімен жазып, оларды өмірлік мақсаттарға байланыстыра аласыз, содан кейін осы тізімнен тек бүгінгі күннің тапсырмаларын немесе телефон арқылы реттеуді қажет ететін тапсырмаларды көрсетуге болады. Интернетте уақытты басқарудың маңызды элементтерінің бірі - істер тізімін басқаруға мүмкіндік беретін сайттар қазірдің өзінде жеткілікті. GTD әдістемесіне толық сәйкес келетін тамаша функционалдығы екі қызмет те бар, сонымен қатар өте қарапайым, бірақ пайдалану өте ыңғайлы. Сондай-ақ, өзін-өзі ынталандырудың немесе уақытты басқарудың жеке құралдарын жүзеге асыратын жобалар қарқын алуда. Сонымен бірге олар желіден тыс бағдарламалар немесе қағаз құралдары қамтамасыз ете алмайтын кейбір қосымша «жақсылықтарды» ұсынады. Мысалы сайт worktrek.com pinarik күнтізбесін (әр күннің «сезімталдығын» арттыру құралы) жүргізуге ғана емес, сонымен қатар барлық пайдаланушылардың орташа статистикасын көруге мүмкіндік береді. Тұрақты әрекеттерді әдетке айналдыру жобасы - advirtus.com- негізгі функциясын орындаумен қатар, ол қызықты әлеуметтік құралды ұсынады - жалпы рейтингке қатысу және басқа пайдаланушылар жасаған тапсырмаларды қабылдау мүмкіндігі. Бөлек орнатылған бағдарламалардың артықшылығы - олар Интернетке кіруді қажет етпейді. Олар сондай-ақ жақсырақ графикалық мүмкіндіктерді және жиі жылдамырақ және пайдаланушыға ыңғайлы интерфейсті қамтамасыз етеді. Мысалы, істер тізімі бағдарламасы MyLifeOrganizedешбір онлайн қызмет мақтана алмайтын үлкен функционалдылыққа ие, егер қаласаңыз, қажет емес элементтерді жасыра аласыз.

Уақытты басқарудың заманауи техникалық құралдарының үлкен кемшілігі - нашар ұтқырлық. Дегенмен, көптеген бағдарламалар мен қызметтердің ұялы телефондарға арналған жеңілдетілген нұсқалары бар, сонымен қатар қажет болған жағдайда материалдарды тез және оңай басып шығаруға мүмкіндік береді. Жалпы, электронды құралдардың дамуына қарап, олар қазірдің өзінде әртүрлі әлеуметтік типтерге өздері үшін ең қолайлы құралдарды таңдауға мүмкіндік береді деп айта аламыз және егер толық болмаса да, кем дегенде ішінара дәстүрлі қағаз жоспарлаудан алшақтап, жылдамдыққа, мүмкіндіктерге және ыңғайлылыққа ие бола отырып. .

• URL: improvement.ru

Власова Дарья Александровна

ЦОГУ, Тюмень қ., экономика, ұйымдастыру және өндірісті басқару кафедрасының 5 курс студенті

Е- пошта: власова- дария@ пошта. kk

Симарова Ирина Сергеевна

ғылыми кеңесшісі, экономика, өндірісті ұйымдастыру және басқару кафедрасының ассистенті, ЦОГУ, Түмен қ

Материалдық ынталандыру құралдарының тиімділігін тоқтатқан кезде қызметкерлердің тиімділігін қалай арттыруға болады? Қызметкердің төлеген уақытынан Компания үшін максималды пайданы қалай алуға болады? Бұл ең бірі маңызды міндеттерәрбір компанияның алдында. Бұл мәселелердің шешімі уақытты басқарудың корпоративтік жүйесін енгізу болып табылады.

Уақытты басқару (ТМ) – уақытты ұйымдастыру және оны пайдалану тиімділігін арттыру технологиясы.

Уақытты басқарудың жеке технологиялары бастапқыда жеке тиімділікке бағытталған адамдардың тегін пайдалануы үшін жасалған, бірақ уақыт өте келе TM құралдары корпоративтік мәдениеттерде тиімділігін дәлелдеді.

Уақытты басқарудың жеке құралдары мыналарды қамтиды:

1. Хронометраж – орындалатын әрекеттердің ұзақтығын белгілеу және өлшеу арқылы уақыт құнын зерттеу әдісі. Хронометринг уақытты «аудит» және «түгендеу» жүргізуге, «уақытты ысырап етушілерді» анықтауға мүмкіндік береді.

2. Піл - бұл бөліктерге бөлінуі керек үлкен және ауқымды тапсырмалар (бейнелеп айтқанда, «пілді кесектер-стейктермен жеу»).

3. Бақа - бұл мүмкіндігінше тезірек жасалуы керек кішкентай және жағымсыз нәрселер.

4. Швейцариялық ірімшік – жобаны ретімен емес, ең қарапайым және түсінікті жерден бастау керек принцип.

ТМ-ны корпоративтік мәдениетке енгізу процесі екі жолмен мүмкін болады.

Бірінші әдіс – «сыртта» жүзеге асыру, яғни. жұмыс барысын талдайтын, оқытуды және ұсыныстарды беретін мамандандырылған консалтингтік компанияны тарту кілт тапсыру шешімдері. 100-ге жуық қызметкері бар компанияның шығындары 3-4 миллион рубльді құрайды. Тайм-менеджмент бойынша тренинг өткізу мәселені жалпы түсінуде елеулі өзгерістерді қамтамасыз етеді, тиімді корпоративтік мәдениетті дамытуға серпін береді. Бірақ жекеленген емес, корпоративтік оқытудың белгілі бір жүйесіне енгізілген TM-тренинг одан да тиімді екені анық.Тайм-менеджменттегі корпоративтік тренингті фитнес клубқа барумен салыстырайық. Бір жаттығудың өзі денсаулық пен дене шынықтыру үшін пайдалы екені сөзсіз. Бірақ жоғары нәтижелерге жету үшін дененің ерекшеліктерін ескере отырып, жеке әзірленген жүйелі оқыту бағдарламасы қажет; жеке жаттықтырушы қажет фитнес-клубқа үнемі баруға ынталандыратын қатаң жаттығулар кестесі болуы керек.

Екінші әдіс Компанияның «ішінен» ТМ енгізуді болжайды және бірнеше кезеңнен тұрады.

1. ТМ-бацилла деп аталатынды енгізу қажет - (тайм-менеджмент саласындағы сарапшы, Time Organization компаниясының бас директоры, тайм-менеджмент бойынша кітаптардың авторы Глеб Архангельскийдің анықтамасы бойынша) - бұл уақыт пен тиімділікке қатысты ұтымды және эмоционалды идеялар мен көзқарастардың жиынтығы , ұйымға «лақтырылған», корпоративтік мәдениетке «егілген» және онда жеке жұмыста «тиімділікке бағытталған ойлау» деп аталатын нәрсенің аналогын жасайды, яғни. формальды процедураларда ғана емес, адамдардың ойлауына «тігілген» тиімділікке деген ұмтылыс.

ТМ таяқшасының әсер ету механизмі жеке (ауыстырмайтын және өте шектеулі) уақытты ұтымды басқаруға бастапқы қызығушылықты құру болып табылады, бұл адамдардың корпоративтік процедуралар мен қызмет үлгілерін оңтайландыру қажеттілігін түсінуіне, сондай-ақ өзіндік жұмысадамдар осы бағытта, «жоғарыдан» қысымсыз. «ТМ-бацилла» термині еңбекті ұйымдастырудың орыс классигі А.К.Гастевтің «ұйымдық-еңбек таяқшасына» барып, оның «еңбек баптауы» концепциясымен қосылып, енгізуді қажет ететін белсенділікті дамытуға және жақсартуға ұмтылады. жұмысшыда стандартты дәл орындауды үйретумен қатар («нұсқаулық карта»). Бұл қадамды жүзеге асыру үшін Компанияда ТМ курсында оқыған екі ішкі тренер қажет (құны 60-80 мың рубль), олар құралдардың тиімділігін жеке мысалмен көрсетеді және осы құралдарды әріптестеріне үйретеді. Қызметкерлерді оқытудың тиімділігін арттыру үшін жаттықтырушылар әртүрлі иерархиялық деңгейде болуы керек.

2. «Терминология» сатысында жазбаша немесе ауызша терминдер енгізіледі. Мысалы, «шұғыл тапсырма» бірнеше мағынаға ие болуы мүмкін: белгілі бір күні бар, шұғыл немесе мерзімі өткен дерлік («кешеге қажет»). Жиі көп бөлігіжұмысшылардың уақыты осы шұғыл жұмысқа тырнақшаға алынады және 80% ықтималдықпен бұл реактивті күштердің нәтижелері маңызды емес болып қалады немесе талап етілмейтін жұмыс үстелінде қалады.

3. Терминология енгізілгеннен кейін ұйымның ережелері тұжырымдалады, корпоративтік нормативтік құқықтық актілер жүйесінде немесе бейресми командалық келісімдер түрінде «жазылады». Олар келесідей ерекшеленеді: келісімдер бір-бірінің уақытына қатысты «жақсы әдеп» болып табылады; нормативтік актілер – орындалуы кез келген санкциялармен расталған келісімдер. Шарттар әртүрлі болуы мүмкін, мысалы, Вимм-Билл-Данн қабылдаған қарапайым ережелер:

1) Уақытты ақша сияқты санаңыз. Қателік үшін уақытында ақша жоғалтуға дайын болыңыз;

2) телефон арқылы – шұғыл, қалғандары – пошта арқылы;

3) қолыңыздан келгеннің бәрін өзіңіз жасаңыз. Сұрақпен емес, шешімдермен келіңіз;

4) мәселеңізді басқасына ауыстыруға тырыспаңыз. Нақты «жоқ» дегенді естуге дайын болыңыз;

5) электрондық поштаны жіберген кезде міндетті түрде көрсетіңіз қызу тақырыпәріптер және маңыздылығы;

6) кешігу – жамандық. Бірақ егер сіз кешіктірсеңіз - ескертіңіз;

7) кез келген сұрау салуда нақты орындау мерзімдерін көрсетіңіз. Оларды базардағы бағадай «үрлеп» алма;

8) сіз сынайсыз - шешіміңізді ұсыныңыз. Шешім нұсқасы жоқ сын қабылданбайды;

9) жұмыс орнында тамақ ішпеу, себебі тағамның иісі біреуді алаңдатуы немесе тітіркендіруі мүмкін;

10) күніне екі рет, сағат 12.00 және 16.00-де барлығы 15 минут ішінде бөлмені желдету үшін кеңседен шығады;

11) егер адамға маңызды жұмысқа 1-2 сағат уақыт қажет болса және оны ешкім алаңдатпаса, ол жұмыс үстеліне қызыл жалауша қояды. Бұл туралы оның барлық әріптестері біледі және оның назарын аудармайды.

4. «Жамандыққа жол бермейтін» және іс-әрекет барысын белгілейтін «құралдар» енгізу. Іске енгізілген құралдардың мысалдары корпоративтік мәдениеттер:

• еш жерде жазылмаған, бірақ бәріне жақсы таныс банктердің бірінің қарапайым құралы. Жиналыс залында хрусталь ваза бар, жиналысқа кеш келген адам оған 500 рубль салуы керек, ал жиналған ақша корпоративтік мәдени іс-шаралар қорына жіберіледі;
• коммерциялық емес ұйымдардың бірінде стандартталған мемлекеттік органдармен командалық жұмыс құралы. Көзге көрінетін жерге стенд орнатылды, онда маңызды тапсырмамен комитетке немесе министрлікке бара жатқан қызметкер қалғандарына тиісті ескертуі бар стикер жапсырады. Оның әріптестері «шағын» кездейсоқ тапсырмалары бар «Ивановқа бірдеңе туралы хабарлау», «Петровтан құжаттарды алып кету» деген стикерлер қосады. Осының арқасында саяхатқа кететін уақытты айтарлықтай қысқартуға, ресми ережелерсіз командалық жұмысқа жаңа ережені тиімді енгізуге мүмкіндік туды;
• стратегиялық мақсаттарға қол жеткізу құралы. Бөлімдегі көрнекті жерге ақпараттық стенд қойылады: жоғарғы жағында бір айдағы (тоқсан, жыл) бөлім бойынша негізгі тапсырма жазылады; төменде ортақ мақсаттың орындалуына әкелетін кішігірім тапсырмалары бар стикерлер; ең төменгі жағында қызметкерлердің аты-жөні жазылған бірнеше конверт бар. Әрбір қызметкер өзінің негізгі жұмысын аяқтағаннан кейін өзіне «тым қиын» жапсырманы алып, осы тапсырманы орындауға кіріседі, нәтижені бастықпен келіседі, мақұлданғаннан кейін стикерді өзінің тегі жазылған конвертке салады және тапсырманың бір бөлігі – арнайы папкада. Айдың (тоқсан, жыл) соңында басшының ұйғарымы бойынша бөлімнің негізгі мақсатына жетуге ең көп үлес қосқан қызметкерге 1-2 күндік ақылы демалыс беріледі.

Жеке құралдардың мысалы ретінде күнделікті жұмыста жеке уақытты басқаруға арналған барлық қажетті құралдарды қамтитын әртүрлі форматтағы арнайы әзірленген күнделіктерді пайдалану болуы мүмкін; MSOutlook бағдарламасында уақыт пен тапсырмаларды басқару құралдарын пайдалану.

Корпоративтік ТМ жүйесін үздіксіз жетілдіру үшін еңбек тиімділігін арттырудың жаңа құралдарын талқылау үшін 3-4 айда бір рет ұзақтығы 1 сағаттан аспайтын кездесулер өткізу қажет.

Компанияларда ТМ енгізу тәжірибесі (МДМ Банк, Альфа Банк, Мегафон-Повольжье, РусАл және т.б.) қызметкерлердің оқытуды аяқтағаннан кейін тиімділігі минималды шығындармен 10-20% өскенін көрсетті.

ТМ экономикасын есептеу өте қиын, бірақ егер ТМ енгізілгеннен кейін Компанияның пайдасы 0,5% өссе, онда бұл сома, мысалы, кейбір мұнай-газ кәсіпорындары үшін 25 миллион рубльден асады. жылына, бұл шығындардан әлдеқайда көп.

Осылайша, ТМ-ны компаниялардың корпоративтік мәдениетіне енгізу керек, сонымен қатар ТМ курсын енгізуге ықпал ету қажет. оқу бағдарламасыуниверситеттер.

Бәсекелестік жағдайында уақыт компанияның табысына әсер ететін маңызды факторға айналады, сондықтан тайм-менеджмент алмастырылмайтын ресурсты үнемдеу құралы болып табылады. Корпоративтік ТМ нәтижесі - көп уақыт бар, көп нәрсені істеуге, көбірек табуға мүмкіндік бар және американдық өнеркәсіпші Генри Форд айтқандай, «дүкенді аралап жүрген жұмысшыларға ақы төлемейді».

Әдебиеттер тізімі:

1. Архангельский Г.А. Уақытты ұйымдастыру. Жеке тиімділіктен компанияның дамуына дейін: монография. – М.: Питер, 2008. – 448 б.
2. Архангельский Г.А. Корпоративтік уақытты басқару: шешімдер энциклопедиясы. - М.: Альпина Іскерлік кітаптар, 2008. - 160 б.

Көпшіліктің өмір қарқыны қазіргі адамдарөлшенген немесе тыныш деп атау қиын. Бұл үнемі уақыттың тапшылығы және шұғыл жұмыс, дәл қазір қандай жұмысты алу керектігі белгісіз күйде тұрақты болу. Мұның бәрі тек қана емес теріс әсер етеді эмоционалдық күйсонымен қатар жеке өнімділікке қатысты. Тек тайм-менеджмент мұндай мәселелерді шешуге көмектеседі және уақытты мәңгілік жұмыспен шектелмей, толыққанды өмір сүруге болатындай етіп ұйымдастыруға көмектеседі.

Психологтардың пікірінше, тіпті «апатты уақыт тапшылығы» жағдайында да шығудың жолы бар.

Қолданыстағы уақытты басқару құралдары түсінуге көмектеседі: ең бастысы - аз да болса қалау және жеке уақытқа деген көзқарасыңызды қайта қарау. Көптеген мысал бола алады, дұрыс пайдаланған кезде уақытты басқару тамаша нәтиже береді. Өйткені, олардың әрқайсысы көп жоспар құрып қана қоймай, көп нәрсені жасай білуді де біледі.

Қолданбаның артықшылықтары

Уақытты ұтымды пайдалану дағдысы адамға көптеген түрлі артықшылықтар береді және іс-әрекеттің кез келген саласында пайдалы болуы мүмкін. Жасөспірімдер мен мектеп оқушылары үшін уақытты ұйымдастыру заңдылықтарын білу және оларды пайдалану олардың тек оқуға ғана емес, демалуға және достарымен қарым-қатынасқа да жеткілікті уақыты болатындай өмір сүруді үйренуге көмектеседі. Ересектер үшін уақытты басқаруды пайдалану негіздері жұмыста, шығармашылықта, отбасылық қарым-қатынаста, бизнесте және басқа салаларда көмектеседі.

Бұл жүйені пайдаланған кезде адам қандай артықшылықтарға ие болады:

• ол көбірек мақсаттарға қол жеткізе алады;
• ол қызметтің барлық салаларында табысты;
• ол тайм-менеджменттің не екенін білмейтін және оны пайдаланбайтындарға қарағанда өз мақсатына тезірек жетеді;
• қысқа уақыт ішінде көптеген әртүрлі тапсырмаларды орындай алады;
• адамның өзін-өзі жетілдіруге, демалуға, хоббиге және жақын адамдарымен бірге болуға көбірек уақыты бар;
• ол тұрақты шаршаудан зардап шекпейді, күйзеліске ұшырамайды;
  оның әрқашан нақты іс-әрекет жоспары болады;
• ішкі еркіндік пен өз өмірін басқару мүмкіндігіне ие.

Уақытты ұйымдастыра білудегі мотивацияның рөлі

Тайм-менеджменттің не екенін анықтауға кіріспес бұрын, уақыт тапшылығының негізгі себептерімен күресу керек. Бірінші және, бәлкім, басты себеп - белгілі бір міндеттерді орындағысы келмеу. Екінші кінәлі – іске қызығушылық танытпау, үшіншісі – ұйымшылдық. Уақыт тапшылығының төртінші себебі - кез келген тапсырмаға тым ұзақ дайындалу.

Уақытты басқару – уақытты ұйымдастыру және оны пайдалану тиімділігін арттыру технологиясы.

Мысалы, қандай да бір жұмысты істегіңіз келмесе, оның артықшылықтарын іздеу керек. Бәлкім, бұл жалақының өсуіне, жоғарылауына ықпал етуі мүмкін, жақсы орындалған жұмыстан қанағаттану сезімін береді немесе керемет демалыстың алдында болуы мүмкін.

Уақытты басқарудың ең тиімді құралдарының бірі ретінде оны үй шаруасында да пайдалану керек. Өйткені, ол орындалмаса, отбасында сыртқы және ішкі жайлылық атмосферасы бұзылады. Ал хаоспен күрес ішкі ұйымдаспаудан арылуға және энергияны дұрыс бағытта бағыттауға көмектеседі.

Уақытты талдау

Мотивация туралы шешім қабылдағаннан кейін, сіз өз проблемаларыңызды шешуге дереу асықпауыңыз керек. Уақытты тиімді басқару уақытты бақылауға және оның өнімсіз шығындарын азайтуға негізделгендіктен, жұмысты күннің ағымдағы құрылымын талдаудан бастау керек. Әрбір жағдай үшін сіз негізгі параметрлерді түзетуіңіз керек: басталу және аяқталу уақыты, қысқаша сипаттамасы, тиімділік немесе тапсырманы орындауға кедергі келтірген сәттер. Мұны кесте түрінде жасаған дұрыс.

Әрине, сіз басқа нүктелерді түзете аласыз. Мысалы, тапсырмаларды жеке және жұмысқа бөлетін бағандарды қосыңыз немесе барлық түтін үзілістерін және шай үзілістерін, әлеуметтік желілердегі жаңартуларды тексеру немесе электрондық поштадан хаттарды оқу үшін алаңдаушылықты көрсетіңіз. Болашақта уақытты басқаруды пайдалану кезінде бұл негізгі тапсырмаларды орындауға уақыт табу үшін және күн ішінде тапсырмаларды қалай бөлуге болатынын анықтау үшін қандай тапсырмалардан бас тарту керектігін анықтауға көмектеседі.

Өміріңізден «уақытты ысырап етушілерді» жоюға тырысыңыз

Уақытты басқару қаншалықты тиімді екенін көптеген адамдардың қанша уақытты өлтіріп, өздерін ұрлап жатқанына қарап анықтауға болады. Өкінішке орай, ересектер мен жасөспірімдер үшін электрондық поштаны, әлеуметтік желілерді тексеруге немесе компьютерлік ойындарды ойнауға бірнеше сағат жұмсау әдетте норма болып саналады.

Шынымен пайдалы нәрсе жасауды шешкеннен кейін, сіз мұндай әрекеттерден біраз уақыт үзіліс жасап, тапсырманы орындауға шоғырлануыңыз керек. Күн сайын бір уақытта тайм-менеджмент негіздерін қолданып, маңызды істермен айналысса, бірнеше айдан кейін ол әдетке айналады.

Сондай-ақ күнделік жүргізу және оған тек уақытты жалмайтын барлық әрекеттерді жазу пайдалы болады.

«Жоқ» деп айту да көп уақытты үнемдейді. Онсыз тайм-менеджментті елестету мүмкін емес, өйткені қажетсіз тапсырмаларға мақсатсыз жұмсайтын болсаңыз, өз уақытыңызды ұйымдастыруды үйрену қиын. Кейде шағымдануды ғана білетін нақты адамдарға «жоқ» деп жауап беру керек, сонымен қатар басқа біреу өз жұмысын істеу үшін бәрін жасауға тырысады.

Ақпаратты сүзгілеу

Уақытты басқару құралдарын зерттеу кезінде әртүрлі деректерді сүзгілеу мүмкіндігіне тоқталмау мүмкін емес. Көптеген адамдардың басын қажетсіз ақпаратпен толтыратын әдеті бар. Мысалы, кез келген тұрмыстық техниканы немесе киім-кешек сатып алмас бұрын, олар бірнеше күн бойы әртүрлі сайттарда олардың сипаттамаларын зерттейді.

Бір жағынан, мұндай ақпарат пайдалы болып көрінеді, бірақ сіз бәрін қатарынан оқымай, ең маңызды және қажетті сипаттамаларға шоғырлана алатын болсаңыз ғана уақытты тиімді басқару болады. Ақпаратты қарап шығуды үйреніңіз және тек шынымен пайдалы нәрсені есте сақтаңыз. Қымбат уақытты жоғалтудың және миды қажетсіз ақпаратпен толтырудың қажеті жоқ!

Жоспарлау – табыстың кілті

Уақытты тиімді басқару - бұл сіздің өнімділікті 25% арттыруға мүмкіндік беретін жоспарлау.

Жазылмаса, ол жоқ. Бұл жағдайда тапсырмалар тізімі - бұл мақсатқа жету үшін адасуға жол бермейтін карта.

Әртүрлі көмекшілер тапсырманы жеңілдетуге көмектеседі. Мысалы, бөлменің көрінетін бөлігіне тақтаны іліп, оны екіге бөлуге болады. Бұл жағдайда уақытты басқару негіздерін келесідей қолдануға болады: жартысы жақын арада аяқтағыңыз келетін барлық идеяларды қамтиды.

Екінші жартысы үш бағанға бөлінуі керек: не жоспарланған, қандай тапсырмалар орындалып жатыр және не орындалды. Әр апта сайын тақтаның бірінші жартысындағы тапсырмаларды Жоспарланған бағанға жылжытуға болады. Уақытты басқаруды талап ететін ережелерді сақтасаңыз, демалыс күндері олардың барлығы «Дайын» ​​бағанында болады.

Сондай-ақ күнделікті немесе жоспарлауды пайдалануға болады. Немесе алдағы апталар мен айларға арналған жоспарларды түзету үшін шағын күнтізбені толтырыңыз. Кесте түрінде ең ыңғайлы жазылған тапсырмалар болуы мүмкін.

Жоспарлау әдісін таңдау

Бүгінгі күні жоспарлаудың көптеген әдістері бар. Ең танымалдары мыналарды қамтиды:

• «ABV» әдісі («ABC» де қолдануға болады). Оның мәні тізімдегі әрбір тапсырманың жанына орындалу басымдығын көрсететін әріп қою болып табылады. Тайм-менеджмент бойынша жоспарды құру кезінде ең маңызды нәрселер «А» әрпімен көрсетіледі. Олар орындалмайынша, «В» белгіленген тапсырмаларды бастауға болмайды.
• Уақытты есептеу - белгілі бір мақсаттарды орындау үшін қажетті уақытты өлшеу және бекіту арқылы жүзеге асырылатын әдіс. Уақытты пайдалану кезінде уақытты басқару дегеніміз не? Бұл уақыт пен жұмыс тиімділігін сезінуді дамыту. Мұны білу үшін 2-3 апта ішінде барлық әрекеттеріңізді 5 минуттық дәлдікпен жазып алуыңыз керек. Бұл «уақыттың шөгуі» деп аталатындарды анықтауға және маңызды міндеттерді орындау үшін резервтерді табуға көмектеседі.
• Жоспарлауға көмектесетін әлемдегі уақытты басқарудың ең жақсы құралдарының ішінде SMART техникасын атап өткен жөн. Бұл аббревиатура мақсатты сипаттайтын сөздердің бірінші әріптерінен жасалған. Ол: нақты, өлшенетін, қол жеткізілетін, басқа мақсаттарға сәйкес және нақты уақыт шеңбері болуы керек.

Көбірек істеуді білмейсіз - күнде таңертең «бақа жеңіз».

Тайм менеджмент ұсынатын шеңберде бұл әдіс өте қарапайым және тиімді. Оның мәні таңертең (таңертең жақсырақ) қажетті, бірақ өте жағымды емес нәрсені орындауында жатыр. Мұндай сабақтар негізінен кейінге қалдырылады және көбінесе мүлде орындалмайды. Тиімді тайм-менеджмент мұндай мақсаттарды жүзеге асыру үшін өте үлкен уақытты инвестициялауды талап ететіні екіталай. Сонымен қатар, жағымсыз нәрселер жиналуға бейім. Бұл жағдайда оларды іске асыру айлар мен жылдарға созылуы мүмкін.

Бақалардың рөлінде уақытты басқару көбінесе сіз қалай жақындау керектігін білмейтін жағдайларды анықтайды. Бұл сондай-ақ кейбір тамаша жағдайлар күтілетін тапсырмалар болуы мүмкін. Мұндай тапсырмаларды күнде таңертең кезектесіп орындайтын болса, уақыт өте келе аяқталмаған тапсырмалардың саны азаяды. Тайм-менеджменттегі бұл технологияның мақсаты - ағымдағы істерге назар аудару және оларды тезірек орындаудың пайдалы әдетін дамыту.

Егер мақсат үлкен болса, оны бөлуге болады

Көбісі күрделі жоба сияқты жаһандық тапсырманы орындау қажет болғанда бас тартады. Мұндай жағдайда уақытты басқарудың қандай құралдарын пайдалануға болады? Ең алдымен негізгі тапсырманы бірнеше көмекшіге бөліп, әрқайсысын жеке орындау керек. Бұл жобаны тезірек жүзеге асыруға ғана емес, оны жақсырақ түсінуге де көмектеседі.

Уақытты басқарумен айналысатындардың арасында ағаштың түрін салу арқылы бұл тапсырманы жеңілдетеді. Негізгі тапсырма оның діңі, ал қосалқы тапсырмалары тармақтар болып табылады. Сіз мақсатқа жетудің бүкіл процесі анық және өте қарапайым болғанша тармақталуы керек.

Жұмыс істейтін уақыт бар, демалатын уақыт бар

Уақытты басқаруды өз өміріңізде пайдалана отырып, әр адамның өзінің биологиялық сағаты бар екенін ұмытпауымыз керек. Олар күннің қай кезеңі белсенділіктің ең үлкен шыңы болатынына әсер етеді. Мысалы, егер бұл уақыт 6.00-ден 10.00-ге дейін болса, дәл осы сағаттарға ең маңызды нәрселер мен тапсырмаларды жоспарлау керек.

Бұл жағдайда уақытты басқару принциптерін басшылыққа ала отырып, сіз аяқтауға қол жеткізе аласыз максималды соматапсырмалар. Өйткені басқа уақытта реакция баяу болады және өнімділік төмендейді.

Сіздің биологиялық сағатыңызды бақылауға сүйене отырып, демалуға уақыт бөлген жөн. Бұл уақытты басқарудың қаншалықты тиімді болатынын негізінен анықтайтынын ескермеу керек. Демалыс кезінде дененің ресурстары қалпына келтіріледі және ол алға қойған мақсаттарды жақсырақ және тезірек жеңе алады. Егер адам шаршағандықтан құлап қалса, жұмыс сапасы жақсы болуы екіталай.

Әрқашан уақытты қалдырыңыз

Ең алдымен, тайм-менеджмент өмірді жеңілдетіп, уақытты тиімді пайдалануды үйретуі керек екенін атап өткен жөн. Дегенмен, бұл бірде-бір бос минут болмайтындай тығыз кестелерді жасауға себеп емес. Күн сайын белгілі бір уақыт маржасын қалдыру керек. Өйткені, уақытты басқару қаншалықты ойластырылған болса да, барлық тапсырмаларды орындау үшін қажетті уақытты дәл анықтау қиын.

Сондықтан, келесі тапсырманы қазірдің өзінде бастау керек екендігі туралы үрейленбеу үшін, алдын ала біраз уақытты жоспарлаған жөн. Егер сіз оны уақытында жасасаңыз да - қалған уақытты азырақ шешуге пайдалануға болады маңызды мәселелернемесе демалу үшін.