Повышение эффективности работы. Как повысить эффективность? Повышение эффективности работы персонала

Суперпродуктивные люди ничем не отличаются от всех остальных. Кроме того, что они ценят свое время и знают, как его использовать. Порой банальные и простые вещи могут помочь сэкономить уйму ресурсов и значительно повысить эффективность работы. Тревис Бредберри собрал для издания Inc 11 вещей, которые продуктивные люди делают не совсем так, как все остальные.

Когда дело касается продуктивности, мы все сталкиваемся с одной и той же проблемой – в сутках только 24 часа.

Однако, иногда складывается ощущение, что у некоторых людей времени в два раза больше: у них есть какая-то сверхъестественная способность все успевать. Даже если они ведут несколько проектов, они достигают поставленных целей и избегают провалов.

«Время – это единственный капитал, который есть у человека, и единственная вещь, которую он не может позволить себе потерять», - Томас Эдисон.

Мы все хотим получить от жизни большего. Вряд ли есть более правильный путь добиться этой цели, нежели найти способ грамотно распоряжаться отведенным временем.

Когда вы покидаете офис после действительно продуктивного дня, это дарит очень приятные ощущения. Так называемая «рабочая эйфория».

При правильном подходе, вы можете добиться этого состояния каждый день.

Для этого не надо работать дольше, или активнее себя стимулировать. Нужно просто работать умнее.

Суперпродуктивные люди это знают. Они полагаются на хаки продуктивности, которые делают их в разы эффективнее. Они выдавливают каждую секунду из каждого часа, не тратя времени на лишнее.

Самое прекрасное в этих хаках то, что их легко использовать. Настолько, что вы можете начать это делать уже сегодня.

Почитайте, воспользуйтесь, и вы увидите как вырастет ваша продуктивность.

1. Не приступайте к вещам дважды

Продуктивные люди никогда не откладывают на потом, потому что приступать к задаче дважды – это большая трата времени. Не откладывайте письмо или телефонный звонок. Как только что-то попадает в зону вашего внимания, либо сделайте это, либо делегируйте, либо удаляйте.

2. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Продуктивные люди каждый день заканчивают подготовкой к следующему. Эта практика решает две проблемы: помогает структурировать то, что вы сделали сегодня, и убедиться в своей продуктивности завтра. Занимает всего пару минут, но это отличный способ завершить рабочий день.

«Каждая минута, потраченная на планирование, стоит часа работы», - Бенджамин Франклин.

3. Ешьте лягушку

«Есть лягушку» - американский фразеологизм, который означает «делать что-то глубоко неприятное». «Есть лягушку» - лучшее лекарство от прокрастинации и суперпродуктивные люди начинают с этого свое каждое утро. Другими словами, они делают самые неприятные и неинтересные задачи прежде всех остальных. После этого они приступают к тем вещам, которые их действительно вдохновляют.

4. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это когда мелкие задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас, отнимают время у того, что на самом деле важно. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект.

Если вы поддадитесь «тирании срочного», можете обнаружить, что целыми днями, а иногда неделями не занимаетесь важными задачами. Продуктивные люди умеют вовремя заметить, когда «горящие» дела начинают убивать продуктивность и предпочитают их игнорировать или делегировать.

5. Соблюдайте расписание встреч

Встречи – наибольшие убийцы времени. Суперпродуктивные люди знают, что встреча может длиться вечно, если не задать ей строгие часовые рамки, поэтому они с самого начала информируют участников о расписании. Ограничение по времени не позволяет расслабитья и делает всех более эффективными и сконцентрированными.

6. Говорите «нет»

«Нет» - это мощное слово, которое суперпродуктивные люди не боятся использовать. Когда надо сказать «нет», они не используют фразы вроде «Не думаю, что смогу», «Я не уверен» и тому подобное. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти.

Исследование, которое проводилось в Калифорнийском университете Сан-Франциско показало, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вероятность того, что вы будете испытывать стресс, перегорание на работе и даже депрессию. Научитесь использовать это слово, и у вас улучшится и настроение, и продуктивность.

7. Проверяйте email только в специально отведенное время

Суперпродуктивные люди не позволяют электронным письмам постоянно их отвлекать. Мало того, что они проверяют почту только в определенное время, они используют возможности, которые позволяют сортировать письма по отправляющему. Они настраивают уведомления на письма от самых главных вендоров или пользователей, а остальные откладывают до определенного момента. Некоторые люди даже ставят автоответчик, в котором написано, когда они в следующий раз будут проверять почту.

8. Не делайте несколько вещей одновременно

Суперпродуктивные люди знают, что мультитаскинг – убийца продуктивности. Исследования, проведенные в Стенфорде, подтвердили, что мультитаскинг менее эффективен, нежели работа над одним заданием в один момент времени. Исследователи выяснили, что люди, которых постоянно бомбардируют электронной информацией, не способны концентрироваться, обрабатывать данные или переключаться с одной работы на другую настолько же хорошо, как выполнять одно конкретное задание.

Но что, если есть люди со врожденными способностями к мультитаскингу? Ученые из Стенфорда сравнили группы людей на основании их предрасположенности к мультитаскингу и вере в то, что он хорошо сказывается на их продуктивности. Они обнаружили, что жесткие мультитаскеры – те, кто делает множество дел одновременно и чувствует, что это улучшает результаты их работы – оказались хуже на этом поприще, нежели те, кто предпочитает делать что-то одно. Постоянные мультитаскеры показали худшие результаты, потому что имели проблемы с организацией собственных мыслей и фильтрованием ненужной информации. Они медленнее переключались с одной задачи на другую. Упс.

Мультитаскинг уменьшает вашу эффективность, поскольку ваш мозг способен фокусироваться на чем-то одном в определенный момент времени. Когда вы пытаетесь делать два дела одновременно, мозгу не хватает мощности, чтобы выполнить оба задания успешно.

9. Выпадайте из социума

Не бойтесь выпадать из социума, когда нужно. Дайте одному человеку, которому доверяете, номер телефона, чтобы он звонил по нему в экстренных случаях. Пусть это станет вашим фильтром. Все должно проходить через этого человека, и, если он не сочтет это дело критически важным, пусть оно подождет. Такая стратегия – пуленепробиваемый способ закончить высокоприоритетные проекты.

«Одни достигают недельных целей за год, а другие – годовых за неделю», - Чарльз Ричардс.

10. Делегируйте

Суперпродуктивные люди принимают тот факт, что они – не единственные умные и талантливые люди в организации. Они доверяют людям часть своей работы, чтобы сконцентрироваться на основной деятельности.

11. Заставьте технологии работать на вас

Технологии могут оказывать разрушительный эффект, однако могут и помочь сконцентрироваться. Суперпродуктивные люди заставляют технологии работать на себя. Кроме настройки фильтров в email, которые сортируют и расставляют приоритеты в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые настраивают связи между другими приложениями и уведомления о действительно важных вещах. Так что если ваши акции достигнут пика или вам придет письмо от лучшего покупателя – вы будете в курсе.

Супермен, Бэтмен, Фантастическая четвёрка – герои фильмов, супер способностями которых мы восхищались в юности (да и не только)… Каждый из нас смотрел с восхищением, и представлял себя на их месте… Интересно, среди наших коллег есть такие люди…? Да, да и ещё раз, Да… Они гордо носят звание: «Человек – Максимум» — сотрудник Высшего уровня…

В прошлой статье мы для себя открыли супер формулу , и звучит она так:

ЛУЧШАЯ ИНВЕСТИЦИЯ В СОБСТВЕННОЕ БУДУЩЕЕ –
ВСЕГДА ДЕЛАТЬ БОЛЬШЕ, ЧЕМ ОТ ТЕБЯ ОЖИДАЮТ!!!

Уверен в том, что многие, смотря на это правило, даже расстроились… Постоянно прокручивая в голове одну мысль: «Я отдаюсь работе полностью, а доброго слова от руководителя за всё это время ни разу не слышала…» Сочувствую Вам, и попытаюсь обьяснить, почему себя ведут именно так, многие руководители:

1. «Хочешь изменить мир – начни с себя». Каждый раз, сталкиваясь с , мы пытаемся найти виновного в происходящем. Безусловно, мы можем убедить себя в том, что очень много времени проводим на работе, и не хотим признать, как, иногда, мало пользы приносим общему делу. Если Вы готовы к честной оценке своей эффективности, я сегодня Вам дам одну шикарную подсказку (наберитесь терпения);
2. Вы давно со своим руководителем не говорили «по душам». Не говорит комплиментов, это не означает, что он не видит Ваших стараний, просто с тёплыми словами осторожничает (хотя, по моему мнению, это не всегда правильно). Очень много в практике встречается таких случаев, когда после совместного выезда с коллективом на природу, многие, после этого, начинают воспринимать это, как панибратство, и пытаются использовать это в дальнейшей работе (мол, я же с ним вчера шашлык вместе ел).
3. Вам просто не повезло с руководителем (он строит свою карьеру, идя по «трупам» и для него Вы не более, чем ресурс для достижения личных целей). Такие управленцы используют только . Мой Вам совет, если есть у Вас другие варианты трудоустройства, меняйте работу уже сегодня, потому что здесь Вам не дадут …

Возможно, у Вас случай другой, поэтому я изложил лишь свое мнение, а не 100%-ное правило к действию. Итак, на сегодня: Рассмотреть правила, которые сделают Вас «Человеком – Максимумом»… Они просты, но потребуют от Вас трансформации мышления… Встречайте, 5 шагов к максимальной эффективности и Успешной карьере:

ШАГ 1 — «Последний день до отпуска»;

ШАГ 2 – «Если меня уволят, другой такой работы просто не найти»;

ШАГ 3 – «Живу и дышу работой»;

ШАГ 4 – «Не волнуйся, будь счастлив»;

ШАГ 5 – «Я тот, за кого себя выдаю».

А теперь, шаг за шагом, разберём их суть:

ШАГ 1 — «ПОСЛЕДНИЙ ДЕНЬ ДО ОТПУСКА»

Об этом методе мы уже неоднократно говорили в предыдущих статьях (кто не читал, рекомендую: (в конце статьи)). Буквально в двух словах напомню его суть… Представьте себе такую картину, Вы в понедельник отправляетесь в недельный отпуск, соответственно, в пятницу нужно подогнать работу так, чтобы после отпуска не пришлось сутками разгребать «завалы»… Соответственно, в четверг, Вы на пятницу таким образом, что «Последний день до отпуска будет наиболее эффективным днём… Главная фишка этого метода, заключается в том, чтобы так, как в эту пятницу, работать ВСЕГДА!!! Таким образом, Вы добьётесь максимальной эффективности и отдачи… Готовя сегодняшний материал, я серьёзно задумался об : «А что мне помогло, по другому взглянуть на время, и, в большинстве случаев, выбросить из лексикона слова «Я не успеваю»…» Ответ лежит в маленькой бесплатной , но очень полезной программке LazyCure . Суть её заключается в том, что в ней Вы фиксируете все свои действия в течении рабочего дня, и программа автоматически подсчитывает потраченное время на решение конкретного вопроса. После чего, она показывает Вам эффективность рабочего дня… Результатами Вы будете поражены…

Давайте посмотрим, как это работает. Вводя в поиске Google слово LazyCure , первым будет идти официальный сайт разработчиков. Скачайте с него последнюю версию, кстати, начиная с версии 4.0, в программе присутствует уже русский язык. У меня на ноутбуке установлена английская версия 3.8, поэтому все картинки будут с неё.

Итак, после установки и запуска программы на своём компьютере (ноутбуке, планшете), Вы увидите вот такую картинку:

Всё что Вам потребуется дальше, это в окошке 1, я выделил его красным цветом, фиксировать все дела, которые Вы делаете в течении рабочего дня, включая перекуры, кофе, обед, разговорчики и т.д. (одним словом, абсолютно всё – будьте честны с собой). После того, как Вы напечатали название занятия, нажимайте кнопку «Done» (пункт 2). И так весь рабочий день… Время пожинать плоды… По завершению рабочего времени нажмите пункт меню «Show» (на рисунке под номером 3), и выберите подменю «Time Log» и увидите, что – то похожее на вот это:

1. Колонка «Start» время начала действия (задания);
2. Колонка «Activity» — само действие (задание);
3. Колонка «Duration» — продолжительность действия (задания);
4. Колонка «End» — время завершения действия (задания).

Это Ваша статистика за день (для примера, в целях экономии времени, я взял небольшой отрезок своего рабочего дня). После чего, вернитесь на шаг назад, нажмите пункт меню «Show» (на рисунке под номером 3), и выберите подменю «Summary»

На этом этапе, наша задача проставить критерии нашим деяниям: «Работа» или «Отдых». Кликните два раза левой клавишей мышки по ячейкам (на рисунке я показал места, где кликать). После каждого клика, у Вас будет появляться вот такое окошко:

Там, где у меня написано «Работа», «Отдых» у Вас будут английские варианты. Их легко переименовать, нажав кнопочку «Rename». После того, как всё будет сделано, таблица будет выглядеть вот так:

Перейдя на вкладку «Tasks», Вы увидите, сколько времени Вы потратили на работу и сколько на отдых:

Последний аккорд. Нажимайте закладку «Efficiency», и владейте результатом Вашей эффективности. В моём варианте он равен 95% (это очень высокий результат, лишь по одной причине, замер производился на промежутке времени меньше получаса).

Давайте произведём подсчёт нормы эффективности. Условия:

1. 10-ти часовый рабочий день (600 минут);
2. Для поддержания работоспособности, сотрудник должен каждый час отдыхать, хотя бы 10 минут. При условии 10-ти часового рабочего дня, такие паузы «украдут» 100 минут рабочего времени (10 минут*10);
3. Обеденный перерыв: 1 час (60 минут).
4. Эффективность = Остаток рабочего времени (за минусом отдыха) делим на общее рабочее время и умножаем на 100%.

Эффективность = (600 минут – 100 минут – 60 минут)/600 минут*100% ? 75%

Вот Ваш ориентир, к которому необходимо стремиться. Вы будете удивлены, до знакомства с этой чудесной программой, мой результат был равен 35%. Обалдеть, правда…?

Успешная карьера, это, прежде всего, эффективное использование рабочего времени. Казалось бы сколько там, обсудили с напарником вчерашнее ток – шоу, 10 минут попил кофе, на «секундочку :-)» заскочил в социальные сети, затем пересмотрел рассылки, приходящие на электронную почту… Считая себя человеком организованным, от проведённого эксперимента я был в шоке… Эти мелочи, к концу рабочего дня выливаются в часы бездарно потраченного драгоценного времени, не приносящего никакого результата… 21 день работы с этой чудесной программкой и тщательный, безжалостный анализ происходящего, заметно меняют картину в сторону эффективного использования рабочего времени… Кстати, разработчики, на момент написания этой статьи, разрабатывали версию под Android, поэтому, в скором времени, её можно будет использовать на любом смартфоне.

Не поленитесь, установите себе эту программу, и «прогоните» своё рабочее время себе во благо. ВАЖНО!!! Не забывайте, это Вы делаете для себя, а не для кого – то, поэтому, будьте предельно честны и внимательны, от этого зависит результат: «Быть Вашей карьере или нет…» Остальные четыре шага, поведаю Вам в следующей статье (не забывайте подписываться на обновления сайта в форме ниже)… До скорого…

Благодарю за Ваше бесценное время, проведенное в моей компании!!!
Пусть увеличение продаж доставляет Вам удовольствие…
С уважением, Андрей Жулай.

Все еще используете кнут, чтобы заставить подчиненных работать лучше? Тем временем Илон Маск дарит своим работникам скидки 35% на поход в кино, а в Google - бесплатная еда с пивом и винишком по пятницам. Мы составили подборку из 10 лайфхаков, как повысить эффективность работы сотрудников - приготовьтесь к разрыву шаблонов.

Мотивирующие бонусы

Не торопитесь увеличивать зарплату в надежде на повышение эффективности персонала. Исследование рекрутингового ресурса Glassdoor за 2015 год показывает , что людей больше мотивируют бонусы, а не повышение оклада.

Соцсети - неожиданный союзник

Не даёте сотрудникам сидеть в социальных сетях, чтобы не отвлекались? А зря. Согласно данным Высшей школы менеджмента в Лэйк-Форесте (США), менеджеры, которые постоянно пользуются соцсетями, в среднем закрывают на 1,6% больше сделок. Цифра небольшая, но она доказывает, что активное использование соцсетей в рабочее время не только не снижает продуктивности, но и даже немного увеличивает ее.

Анжело Киники, профессор менеджмента Университета Штата Аризона:
- Время, проведённое в Facebook, кажется бессмысленным, его запрет поначалу кажется логичным. Но когда люди ходят на работу, они что, сидят и сконцентрировано работают по 8 часов кряду? Нет, наш разум не может выдержать такого уровня концентрации. А Facebook, личная переписка и разговоры у кулера - отличные способы «проветрить мозг».

Пусть сами решают, что делать

Контролировать персонал надо, но в разумных пределах. Руководитель консалтинговой компании Accelawork Робби Слотер рекомендует давать больше свободы: пусть сотрудники сами решают, как распределять свое рабочее время. Тогда они смогут работать максимально эффективно. Ну а если они сами не могут себя контролировать - нужны ли вам такие работники?

Ваша задача - установить чёткие показатели успешной работы. Вот совет от Джима Мэттерса, как сделать это правильно.

Да, вы платите за офис, раскошелились на недешёвое оборудование, но это не повод заставлять людей сидеть там постоянно. Если человек заболел, пусть работает удаленно: и работу сделает, и людей не заразит - повышение эффективности труда персонала налицо! И даже если сотрудник здоров, но просто хочет поработать из дома, запрещать ему это не стоит. Согласно эксперименту, проведённому в Стэндфордском Университете, удаленные работники выполняют на 9,5% больше задач.

Да и современные CRM-системы позволяют сотрудникам работать дистанционно, ведь данные хранятся в «облаке». Кроме того, некоторые из таких сервисов, например , ведет учет рабочего времени и контролирует выполнение задач каждого сотрудника . Так что никаких сложностей с организацией удаленной работы у вас не возникнет.

Низы говорят - верхи слышат

В компании не должно быть барьеров общения между руководством и подчинёнными - иначе любая нештатная ситуация, требующая консультации с руководством, затормозит работу. Глава маркетинговой компании YP Дэвид Крэнтц советует отвечать на письма подчиненных в течение 24 часов. Также регулярно нужно выделять время на общение с командой. Согласно данным компании-разработчика ПО для мотивации персонала Officevibe , 4 из 10 работников начинают менее активно работать, если не получают фидбэк.

Нет стрессу

Вопреки шуткам и стереотипам, стресс вовсе не помогает быть продуктивнее и не способствует повышению эффективности работы персонала. Согласно данным Американского Института Стресса, 65% людей испытывали проблемы из-за рабочего стресса, а 12% даже болели из-за этого . Создавайте в офисе атмосферу, в которой будет приятно и спокойно работать: даже такие мелочи, как неудобное ПО или медленные компьютеры могут вывести работника из равновесия.

Не бойтесь похвалить

Чтобы добиться повышения эффективности деятельности сотрудников и работников, важно словесно поощрять их. Данные опроса упомянутой выше компании Officevibe показывают : 83% персонала считают, что поощрение за хорошую работу и признание заслуг ценнее призов или наград.

Похвала важна не только от руководства, но и от коллег: 76% опрошенных заявили, что чувствуют себя более мотивированными, если получают комплимент от сослуживца . Так что повышение эффективности работы сотрудников - дело коллективное.

Ошибочно считать, что чем больше сотрудник работает, тем лучше. Исследования Университета Торонто показали , что когда вы даёте себе расслабиться и сделать паузу, вы работаете эффективнее коллеги, который трудится даже во время обеденного перерыва.

XXI век – это сплошные дедлайны. Мы спешим, но не успеваем, работаем, но не зарабатываем. Телефон, мессенджеры, электронная почта и еще десятки отвлекающих факторов ежедневно наносят сокрушительные удары по нашей продуктивности. Между тем, личная эффективность – это и есть залог успеха. Предлагаем вашему вниманию 7 способов, помогающих не спешить, но все успевать, работать и зарабатывать.

1. Ежедневное планирование

16-й президент Америки Авраам Линкольн однажды сказал, что, если бы у него было шесть часов, чтобы срубить дерево, то первые четыре из них он потратил бы на заточку топора. Работа без конкретной цели – бессмысленна, поэтому прежде, чем приступить к ней, составьте план действий на день. Уделите 15 минут, чтобы набросать на бумагу свои текущие задачи, а затем проранжировать их. После этого можете смело приниматься за дело. Многие воспринимают планирование как пустую трату времени, но те, кто пользуется им, знают, насколько оно увеличивает профессиональную продуктивность.

2. Приоритетность

В сутках слишком мало времени, чтобы все успевать, поэтому в работе важно расставлять правильные приоритеты. Старайтесь выполнять наиболее срочные и важные задачи в первую очередь.

3. Игра должна стоить свеч

Не стоит растрачиваться на бессмысленные и неважные дела. Представьте, сколько времени у вас появится, если вы исключите из своего графика рутинные и никому не нужные задачи.

4. Поток

5. Электронная почта

Для многих открыть с утра «Gmail» – задача номер один. Ведь это «пустяк», не займет больше десяти минут. Между тем, большинство бизнес-коучей советуют проверять почту один раз в день в одно и то же время. При этом не следует делать этого раньше 11 утра – начало дня лучше потратить на решение своих, а не чужих, первостепенных задач.

6. Работа на результат

Какова ваша цель? Чего вы хотели бы добиться к концу года? Удивительно, но мало, кто может четко ответить на эти вопросы. Определитесь, чего вы хотите (запустить стартап, получить повышение, увеличить заработок и т.д.) и уверенно идите к поставленной цели, уделяя работе над ней не менее трех часов в день.

7. Дедлайны

Многие воспринимают «крайние сроки» как нечто ужасное, так как, если в них не уложиться, будут неприятности. На самом деле дедлайны прекрасно дисциплинируют, а значит, помогают достигать целей. Принимаясь за то или иное дело, обязательно указывайте время его начала и окончания. Зная срок окончания работы, вам будет легче планировать и распределять свои силы и время. Но будьте осторожны – не ставьте дедлайны «с запасом». Помните: работа заполняет всё отпущенное на неё время (закон Паркинсона).

Важно не просто много работать, но еще и делать это эффективно. Есть множество методик, позволяющих улучшить качество труда. Но люди обычно настолько загружены своими делами, что не пользуются такими правилами. У нас банально не хватает времени на оптимизацию своей работы.

Правду сказать, внедрение действительно полезных навыков может занять несколько месяцев. Для победы над ленью придется поработать и над собой. Тем же, кому не хватает силы воли и нужны поддержка извне, помогут наши советы. С их помощью можно быстро улучшить эффективность своего труда.

Намечать по три главные задачи на день, неделю и месяц. Свою неделю стоит начинать с вопроса, какие бы вещи к пятнице вы хотели увидеть выполненными. Это может быть готовая презентация, преодоленная бегом дистанция, поход с ребенком в цирк. И в начале каждого дня стоит формулировать такой же вопрос. Лучше всего, если дневные цели будут коррелироваться с недельными. В пятницу надо проанализировать все сделанное за неделю, подумать, как шли дела в разных сферах. Так можно будет выделить три наиболее успешных направления и еще три проблемных. В следующий понедельник, составляя недельный план, это стоит уже учитывать. Аналогичный подход понадобится и при планировании своего месяца и года. Так можно будет сосредоточиться на цели, а не на путях к ней. Планирование сделает подход к делу гибким, при этом постоянно в поле зрения будут приоритеты.

Визуализировать планы. Для многих работа с долгосрочными планами ограничивается занесением их в таблицу в Excel. Но планы можно не только записывать, но еще и рисовать, при этом не обязательно на бумаге. Холстом вполне может выступить наше воображение. Этот феномен объяснить непросто, но о нем написаны сотни книг. Считается, что наш мозг не может отделить реальное событие от предполагаемого. Если периодически думать о желаемом (новая должность, путешествие, дорогая покупка), то подсознательно сформируется желание это сделать. И после запуска такого процесса мозг сам начинает активно придумывать пути решения. Надо начинать каждый свой день с яркой визуализации чего-то хорошего. Не стоит забывать и о глобальных планах. Мало думать о цели построить свой дом, надо еще и заранее представлять его в деталях. Так все случится намного быстрее.

Перестать раскачиваться. Наш рабочий день начинается с того, что на компьютере мы читаем новости, ленту друзей в социальной сети, выпиваем чашку чая или кофе, болтаем с коллегами. Раскачиваться можно до обеда, после чего эффективность работы неминуемо начинает снижаться. А во время отпуска все происходит ровно наоборот. Какое-то время люди продолжают по инерции возвращаться к делам, проверять почту, куда-то звонить. Полноценно расслабиться так же сложно, как и начать работать. Стоит сформировать у себя условный рефлекс, действуя по методу знаменитого профессора Павлова. Между определенным уникальным действием и началом активной работы надо создать ассоциативную связь. Пусть будет некое событие, связанное исключительно с началом работы и ничем другим. На эту роль чашка кофе не подходит, мы все же выпиваем этот напиток чаще одного раза в день и не только утром. Хорошо подходит на эту роль некая мелодия, которую можно прослушивать в наушниках перед приходом в офис. Мозг уже понял, что после того, как музыка отзвучит, надо начинать интенсивно трудиться. Реагируя на сигнал, ум настраивает нас на рабочий ритм.

Медитировать. Важно не только быстро втягиваться в работу, но и уметь быстро отключаться от нее. Можно даже в середине рабочего дня суметь отдохнуть за 20 минут. А поможет в этом медитация. К этому инструменту многие не решаются прибегать, считая это сложной восточной практикой. Разве есть для нее место в жизни обычных людей, да еще на работе? В реальности все не так плохо. Программа Headspace поможет освоить медитацию всего за месяц при условии ежедневной практики. Вскоре расслабляться можно будет где угодно: в машине, на скамейке в парке, в офисе. Всего 15-20 минут требуется на восстановление своих сил. Это поможет придать рабочему дню «второе дыхание». Медитация поможет сконцентрироваться, быстрее войти в курс дела. Так повысится качество работы. Доктора говорят, что с помощью медитации можно избавиться от стресса, улучшить сон и настроение. Если мыслить более глубокими категориями, то такая практика поможет привести мысли в соответствие с реальностью.

Съедать ежедневно по одной «лягушке». Не стоит пугаться, речь идет не об ужасном кулинарном опыте. «Лягушками» в методиках по эффективности называют список самых нелюбимых дел. Например, никто не любит отчитываться перед начальником, убирать дома, мыть посуду. Всегда есть такие задачи, которые приходится решать против своей воли. Их и называют «лягушками». Обычно мы откладываем эти дела «на потом». В итоге нам начинает звонить начальник со срочным требованием отчета. И тут уже не до продуктивного подхода. Есть только один способ борьбы с «лягушками» и снижения негатива от необходимости делать это. Надо в начале каждого рабочего дня съедать по одной «лягушке». Постепенно это войдет в привычку, уйдут мучения, связанные с необходимостью выполнять неприятную работу. Да и сама она быстро будет сделана, высвободив время для более комфортных занятий.

Отключать раздражители. С каждым из нас бывала ситуация, когда из-за чтения почты или сообщений в мобильном телефоне мы пропускали важные мысли. Бывает и так, что при работе над важной задачей, вдруг поступает телефонный звонок и происходит переключение на что-то совсем другое. Но было ли это действительно важным, требуя нашей немедленной реакции? Мозг действительно нужно порой тренировать, переключая его с одной задачи на другую. Но это требуется не всегда. Чаще всего просто не удается правильно организовывать наш рабочий процесс, концентрируясь на важном. Мы постоянно на что-то отвлекаемся. Повысить продуктивность можно, если установить себе простое правило: сразу после получения не отвечать на е-мейлы, сообщения в мессенджере, телефонные звонки. Надо научить себя игнорировать их. Несрочные звонки и дела можно отложить на потом, в специальную папку. И один-два раза в день ее разбирать. Если же работа связана с такими сообщениями, то можно делать это и чаще, до четырех раз в день. Надо настроить свою почту и телефон так, чтобы проходили действительно важные звонки и сообщения. Любому, не являющемуся сотрудником колл-центра, удастся с помощью такого подхода улучшить качество своей работы.

Концентрироваться на «помидорах». Методика под названием «Pomodoro» позволяет сконцентрироваться и управлять своим временем. Говорят, что название ей дала форма таймера, которым пользовался автор. Суть методики простая: после 25 минут работы надо давать себе 3-5 минут на отдых. Каждый четвертый интервал работы должен сменяться паузой в 15-30 минут. С помощью такой техники можно сконцентрироваться на решении определенной задачи, решив ее намного быстрее и без перегрузки внутренних сил. Надо сперва составить список главных задач на день, тех самых «помидоров», а потом в каждый интервал времени работать над одним из них, непременно отдыхая. Такой подход отлично подойдет тем, у кого задачи не особенно большие. Это могут быть программисты, работающие над блоками, или бухгалтера, составляющие отчеты. Можно группировать мелкие задачи в один блок, например, отвечать на все накопившиеся короткие почтовые сообщения. Важно правильно понимать, что представляет собой тот самый отдых. Он должен принципиально отличаться от работы. Если человек сидит за компьютером, то паузу нельзя тратить на социальные сети или игры. Надо встать и заняться чем-то другим - прогуляться, позвонить родным, сделать зарядку. Уже после этого можно приступать к очередному «помидору».

Работать со «списком единорога». Есть популярная методика запоминания информации, благодаря которой в голове можно удержать все необходимое, вовремя вспоминая, что надо. Первоначально надо составить пару-тройку базовых списков из десяти-двадцати пунктов каждый. «Список Единорога» получил свое название, благодаря первому пункту, который и необходимо запомнить. Каждый последующий элемент списка связан с определенным числом от 1 до 10. Единорог - единица, один рог. Далее следует розетка с двумя дырками, трехколесный велосипед и так далее. Второй список можно построить, используя разные части тела, рассматривая их сверху вниз. Определившись со списками, надо взять требуемый объем информации, разбить на части и каждый кусок проассоциировать с соответствующим элементом в списке, обязательно добавив визуализацию. Такой подход удобен в ходе подготовки к выступлению. Каждый тезис можно связать с определенным объектом в списке единорога. Доказано, что зрительные образцы мозг запоминает лучше, чем слова. Так удастся лучше сохранить информацию.

Использовать B-Alert. Речь идет о еще одной простой и эффективной системе повышения личной эффективности. В этой аббревиатуре каждая буква обозначает определенное действие, которое надо выполнять ежедневно. B(lueprint) - план, подразумевающий фиксацию вечером того, что надо будет сделать в следующий день. A(ction) - действия, которые надо последовательно выполнять. L(earning) - обучение. Хотя бы один раз в день надо узнавать для себя что-то новое. Это может быть интересная статья, прослушанная аудиокнига, просмотренное видео. При этом не надо тратить время на длительные многочасовые лекции. Развиваться можно, находясь в вагоне метро, стоя в пробке. E(xercise) - упражнения. Речь идет о любых физических нагрузках. Это может быть или зарядка с утра, или занятия в спортзале. R(est) или R(elax) - отдых на протяжении дня. Надо оставлять себе время на прогулки, медитации или просто расслабления в паузы от работы. T(hinking) - осмысление результатов дня. На этом этапе надо также визуализировать будущее, строить долгосрочные планы. В эту систему можно добавлять и другие буквы, означающие то, что важно вас. Это может быть L(aughing) - смех или G(ratitude) - чувство благодарности.

Анализ прошедшего дня. По окончании любого рабочего дня надо выделять 5-10 минут своего времени на анализ всего сделанного. Стоит оценить и то задуманное, на что не хватило времени. Нужно подвести итоги, насколько хорошо получилась работа. Порой кажется, что приоритеты расставлены правильно и задачи решаются, но почему-то часть дел остается нетронутыми. Ближайшее же рассмотрение покажет, что причина кроется не в неправильном достижении целей, а в сторонних обстоятельствах. Это может быть срочный звонок начальника и переключение на другую работу. Очевидно, что форс-мажор в плане предусмотрен не был, в будущем стоит учитывать это. Иными словами, в конце дня надо здраво подумать о том, верно ли были направлены усилия, правильно ли было все спланировано и оптимально ли решались задачи. Необходимо отмечать, если все действительно было сделано хорошо, хваля себя за это. Но и забывать об оптимизации нельзя - всегда есть, что улучшать.